Когато фирмите пишат писма, е важно те да имат предвид няколко ключови момента. Бизнес писмата често съдържат 8 C - яснота, сбитост, внимание, учтивост, конкретност, бодрост, коректност и характер.
яснота
Първият елемент от всички бизнес писма е, че те трябва да бъдат ясни. Това включва целта на буквата и думите, използвани в текста. Ясно заявете вашата точка близо до началото, за да позволи на читателя ясно разбиране на целта на писмото.
стегнатост
Избягвайте да използвате допълнителни думи в бизнес писмо. Елементът на сбитост се отнася до посочване на една идея в възможно най-малко думи. Не добавяйте излишна информация или допълнителни думи, които да запълнят мястото. Просто заявете информацията, която е важна и уместна, и я оставете на това.
разглеждане
Бизнес писмо също трябва да бъде внимателно. Този елемент е важен, защото трябва да мислите за читателя и неговите чувства и гледни точки. Направи писмо за него, а не за теб.
учтивост
Бизнес писмата трябва да показват уважение към читателя и трябва да демонстрират личното уважение на писателя към читателя и компанията, за която работи.
Конкретност
Конкретността се отнася до използването на ясна формулировка в писмото, която се харесва на сетивата на читателя. Ако бизнес писмото е скучно, читателят може да премине през нея, като пропусне важни моменти.
бодрост
Когато пишете бизнес писмо, демонстрирайте положително отношение, което изразява радост и радост.
правилност
Бизнес писмото трябва винаги да е точно. Това означава, че всяка дума в документа съдържа точни факти и цифри. Това включва и корекция на писмото, за да се проверят граматическите и правописни грешки.
характер
Всяко бизнес писмо трябва да покаже малко от уникалността на писателя. Това дава характер на буквата и може да го направи по-интересен.
