Конферентна зала се използва от ръководителите на компании за провеждане на срещи и провеждане на събития за колеги или гости на бизнесмени. Създаването на конферентна зала може значително да повлияе на това как хората срещат среща, тъй като тези, които седят на гърба, може да не могат да чуят или да видят всичко, което се случва в предната част на стаята. Преди да започнете да създавате конферентна зала, анализирайте пространството, за да определите каква настройка работи най-добре за дадено пространство. По този начин всеки участник ще има същия опит по време на презентации или събития.
Разходете се из конферентната зала, преди да започнете да проектирате пространството. Намерете всички електрически контакти в пространството, тъй като предната част на помещението може да се нуждае от електрически контакти. Прожекционните апарати и екраните може да се нуждаят от електричество, за да функционират, така че настройте предната част на помещението, където има налични контакти. Това се прави, за да се сведат до минимум кабелите на пода, тъй като хората могат да се спуснат над тях, докато се разхождат в конферентната зала.
Анализирайте размера на пространството и сравнете размера с нуждите на компанията. Ако фирмата търси място за срещи с 20 души или по-малко наведнъж, настройката на маси и столове е различна от пространството, което трябва да държи стотици хора в даден момент. Използването на настройка в стил на театъра с повдигнати редове може да бъде по-ефективно за стотици хора, а не за U-образна форма, тъй като конфигурацията с U-образна форма е по-подходяща за 20 души или по-малко. Една единна конферентна маса трябва да се използва само ако компанията планира да бъде домакин на по-малко от 15 души едновременно, тъй като служителите, които се намират в единия край на масата, трябва да могат да чуват хора, които седят на противоположния край.
Добавете екран за презентация или проектор към предната част, преди да добавите маси и столове в пространството. Включете всички електрически устройства и скрийте проводниците по стените или под килимите.
Поставете таблиците в желаната конфигурация, която сте избрали за конферентната зала. Таблиците трябва да се поставят близо един до друг, ако използвате метода на U-образната форма. Настройката на театъра изисква таблиците да се поставят на повдигнати кутии или платформи. Поставете платформата в желаното пространство, преди да започнете да добавяте таблиците.
Разходете се из пространството и се поставете зад масата, за да проверите дали всяка седалка е приемлива от гледна точка на гледане отпред на стаята без препятствия. Не поставяйте някого на място, където да не вижда предната част. Направете това преди столовете да бъдат добавени в стаята, тъй като може да е по-трудно да промените настройката със столове и маси в стаята.
Добавете всички столове в конферентната зала и поставете столовете под масите, за да спестите място. Това ще направи заседателната зала по-голяма и по-организирана.
Добавете бутилки с вода, химикалки, подложки от хартия и евентуално плодове към конферентните маси преди събитието.
