Да се подпише или да не се подписва? Това е въпросът, който често възниква, когато заетите мениджъри се заемат да напишат бележка. За разлика от бизнес писма, за които е ясно, че се изисква подпис, записките са друг въпрос. Дали да ги подпишете не е ясно за много млади мениджъри, които започват да работят в света на бизнеса. Следните съвети ще ви помогнат да осветлите дали да подпишете или да не подписвате.
Елементи, от които се нуждаете
-
компютър
-
Основна програма за текстообработка
-
Ръководство за граматиката или книга със стил, т.е.
-
Тематични изследвания, т.е. финансови отчети, счетоводни отчети и др.
-
Речник, тезаурус, софтуер за електронни таблици (по избор)
На повърхността те могат да изглеждат сходни, но има много разлики между бележка и писмо. Писмата, написани на фирменото бланку, са външни документи. Те са склонни да посещават по-малки аудитории, като клиенти, доставчици и индустриални регулатори. Това прави подпис задължителен елемент. Записите обаче са вътрешни и обикновено се виждат само от служителите на компанията. На практика бележките не включват подпис. Понякога обаче мениджърите са мъдри да включат инициалите си до името си в заглавката. Истинският трик е да разберем дали и кога да го направим.
Целта на бележката ще помогне да се диктува дали да се подпише или не. На второ място по електронната поща, бележките са основен инструмент, използван от мениджърите за споделяне на информация със служителите, независимо дали става дума за обикновени съобщения или ключова информация относно промените в политиката. Някои бележки са по-чувствителни от природата.
Колко чувствителна е информацията? Рутинните бележки - тези, които се занимават с непротиворечиви теми - съставляват по-голямата част от бележките, изпратени от мениджърите. Тези типове бележки рядко изискват последващи действия и са склонни да се приемат по номинална стойност. Други теми, като например мерки за намаляване на корпоративното обезщетение, намалени ползи за здравето и т.н., могат да бъдат трудни за служителите да чуят. В резултат на това тяхната валидност може да бъде оспорена. Когато темата е чувствителна, записващото устройство може да въведе бележката, за да добави валидност на съдържанието. Но дори и тогава не се изискват инициали.
Колко хора ще получат бележката? Отново, паметите понякога отиват при стотици хора, а инициирането им може да отнеме много време. В света на бизнеса времето е пари. Дори и добавянето на инициали може да е голямо начинание. Когато решавате дали да въведете начална бележка, попитайте каква стойност се добавя с тази задача? Ако няма, пропуснете го.
Съвети
-
Подписването сигнализира на читателите, че са стигнали до края на писмото. С бележки обаче телеграфът завършва с помощта на преходни изрази, подчертаващи заключението, като „в затваряне“ или „накрая“.
Внимание
Не забравяйте, че ако пишете бележка или писмо, със или без подпис, това може да е правно обвързващ документ. Никога не бързайте с кореспонденция. Можете да получите себе си и компанията си в гореща вода.
