Отчитането на запасите от горива изисква функционален метод за измерване на обема, както при получаване, така и при издаване на гориво. Екологичните фактори могат да причинят недостиг на запаси; например, при високи температури, част от горивото в резервоарите без налягане може да се изпари и следователно да не е достъпно за измерване на течност, или дори да избяга, когато съдът е отворен, за да се направи ръчно измерване. Алтернативно, студеното време може да доведе до свиване на обема на запасите от течни горива. Предотвратяване на кражби, въпреки че използването на заключващи механизми също е важно за поддържането на точен опис на горивото.
Регистрирайте транзакциите с гориво в дневника. Фирмите с множество местоположения трябва да имат дневник за всяко място за дозиране, актуализирано периодично от административния персонал на сайта. Фирмените водачи трябва да водят личен дневник за транзакциите с гориво. Споделените превозни средства следва да имат свой собствен регистрационен файл в допълнение към независимите регистри на водачите, така че двата набора от данни да могат да бъдат препращани по-късно. Дневникът за превозните средства и водачите на превозни средства следва също да включва изминатото разстояние всеки ден, за да се наблюдава ефективността на горивото.
Периодично комбинирайте данните от бордовите дневници в компютърна таблица, за да формирате по-голяма картина на организационното използване на горивото. Компаниите със складове за горива могат да използват данните от бордовия дневник, за да определят колко гориво остава на склад.
Ръчно проверявайте и регистрирайте действителното гориво, съхранявано периодично, като използвате механизираните индикатори и ръчното управление. Сравняването на действителния запас от гориво с наличната база данни може да предупреди фирмата за дефектна помпа или кражби. Според Cantest Solutions Inc. изпаряването на гориво не трябва да води до повече от 0,125% несъответствие на измерването дори и при среден летен ден. Несъответствията значително по-високи от тези, които могат да показват проблем.
Заключвайте помпите и газовите капачки по всяко време, когато не се използват. Това предотвратява свиването на инвентара поради кражба.
Сравнете данните от един месец към следващия, като използвате данните от бордовите дневници и електронните таблици. Кръстосаното съпоставяне на данните може да разкрие тенденции за използване на горивото и може дори да осигури полезен показател за поддръжката на превозните средства, тъй като записите ще проследяват разхода на гориво на всяко превозно средство.
Съвети
-
Създаването на няколко електронни таблици въз основа на данните от бордовия дневник може да позволи на счетоводния персонал да проследява различни фактори, свързани с бизнеса. Някои фирми, като бензиностанция, може да са доволни да записват прости горива и да докладват за гориво, докато бизнесът, който използва превозни средства от флота, може да придобие полезна информация от по-сложното водене на отчет и докладване.
Внимание
Важно е да се правят ръчни отчитания от време на време, особено при управление на подземни резервоари за гориво. Механизираните устройства за четене могат да се провалят, а резервоарите могат да изтекат, което означава, че простият тест за обем с линийка за измерване на нивата може да улови проблем, преди да се превърне в нещо по-тежко.
