Нотариусите проверяват точността на подписите върху важни документи, като завещания, тръстове и записи на заповед. Нотариусът удостоверява, че страните, подписали документа, са доказали своята самоличност, разбират документа и не са принудени да се подписват. След като тези изисквания бъдат изпълнени, нотариусът подпечатва официалния печат върху документа.
Водене на отчетност
Нотариусът трябва да води официален дневник с протоколи за всеки нотариално заверен подпис. Всеки запис трябва да посочва имената на страните, подписали нотариално заверения документ и датата и часа на подписването. След като нотариусът приключи регистрацията си, всички страни, които подписват документа, трябва също да подпишат дневника. Страните, подписали документа, трябва да представят валидна шофьорска книжка или паспорт като идентификация преди подписване.
Квалификация
Потенциалният нотариус трябва да е навършил 18 години и да премине изпит за многократно избиране с 70% или повече, за да може да получи право на лиценз. Ако изчака по-дълго от две години след като е преминал теста, за да кандидатства за нотариална лицензия, той трябва да вземе и да премине изпита отново. Кандидатите не трябва да имат никакви предишни престъпления или свързани с измами дисциплинарни действия от предишен мандат като нотариус.
Съображенията
Нотариусът не може да удостоверява нотариално никакъв документ, свързан с нейния финансов или личен интерес. На нотариусите е забранено да дават правни съвети или да изготвят правни документи, освен ако нямат валиден лиценз да практикуват закон от съответната адвокатска колегия в техния район.
Облигации за обезщетения
Всеки нотариус трябва да има гаранция за обезщетение, за да защити клиентите си от финансови вреди, причинени от неподходящо свидетелство. Точните изисквания могат да варират за всяка държава, но 10 000 щатски долара обикновено са минималната приемлива стойност на облигацията.
Времеви обхват
Всяко нотариално назначение е валидно за четири години. При изтичане на срока нотариусът може да кандидатства за подновяване. Подновяванията обикновено се предоставят, освен ако нотариусът не е извършил небрежност или е извършил измама, докато изпълнява задълженията си.
Нотариални печати
Нотариусът трябва да пази своя печат на място, където само той може да има достъп до него. Печатът не може да бъде контролиран от работодател или клиент. Ако печатът е изгубен, нотариусът трябва да уведоми съответния нотариален орган на своята държава. Когато се закупи нов печат поради подновяване на нотариалната комисия или промяна на името, старият печат трябва да бъде унищожен или да стане неизползваем. Спецификациите за нотариални печати варират в зависимост от държавата, като повечето държави изискват нотариалното име и комисията да бъдат изброени.
