Ако вашата организация има повече от един служител и тези служители пътуват или правят покупки за компанията на личните си кредитни карти, се нуждаете от политика за възстановяване на кредитни карти.Политиките за възстановяване на кредитни карти ви позволяват да определите какви разходи ще бъдат изплатени, да определите лимит за разходите и да информирате служителите как работи процесът на възстановяване.
Определете дали е необходимо предварително одобрение
Възстановяването на разходите за кредитната карта на служителите може да бъде бюджетен кошмар, ако човешките ресурси и счетоводството нямат представа какви такси да очаквате. Изискването за предварително одобрение за някои или всички разходи за кредитни карти може да елиминира шок от стикери по време на изравняването на таксите за възстановяване на кредитни карти. Формулярите за разрешение за пътуване или разход и поръчките за покупка могат да помогнат на мениджърите да спрат неразрешените разходи, като същевременно помагат на човешките ресурси и счетоводството да получат представа за разходите, които ще бъдат възстановени.
Задайте граници на разходите
Ограничаването на възстановяването на кредитни карти чрез определяне на лимити за разходи е друг начин, по който политиките за възстановяване на кредитни карти могат да помогнат за предотвратяване на бюджетните проблеми. Определянето на лимити за разходи за хранене, хотели и развлечения ще запази възстановяването на пътните такси под контрол, докато възстановяването на разходи за услуги или материали трябва да се контролира чрез поръчки за покупка или предварително разрешение. Например стандартните помощи за хранене могат да премахнат необходимостта служителите да се обръщат към касовите бележки и са полезни за организации, които обработват голяма част от възстановяванията.
Определете какви разходи ще бъдат възстановени
Всяка политика за възстановяване на кредитни карти трябва ясно да определи какви разходи ще бъдат възстановени. Докато разходите за храна, пътни и квартирни разходи са стандартни разходи за възстановяване, културата на фирмата може да диктува други разходи, които подлежат на възстановяване, като например разходи за развлечение на клиенти, включително или изключване на алкохолни напитки и перални услуги за разширени бизнес пътувания. Вашата политика трябва да дефинира какви разходи могат да бъдат възстановени и кога, за да се избегне злоупотребата със служебните сметки на служителите.
Определете какво е необходимо за обосноваване на възстановяването на разходите
Възстановяването на таксите за кредитни карти на служителите може бързо да стане проблематично за счетоводството и човешките ресурси, ако политиката за възстановяване не определи каква документация се изисква. Докато някои компании разчитат на отделни касови бележки, други използват разписки по имейл или анотирани копия на извлечения от кредитни карти или определят стандартни надбавки за повечето възстановими разходи, за да избегнат прекалено много документи. Обемът на възстановяванията, с които се сблъсква вашата организация, трябва да диктува вашата политика.
