Добре написана бележка може да ви помогне бързо да получите одобрение за закупуване на компютри за вашата фирма или организация. В бележката трябва ясно да се посочи необходимостта от компютрите, защо трябва да се направи покупката сега и ясно да се очертаят всички възможни алтернативи. Документът трябва да се основава на бизнес причини, а не на лични желания.
Съберете информация за текущото състояние на компютрите на вашата организация. Разберете дали има достатъчно компютри за всички членове на организацията, тяхното работно състояние и когато са закупени. Разберете първоначалната покупна цена и я сравнете с текущите цени. Съберете данни за средствата, похарчени за ремонт. Документирайте качеството на оборудването и дали е остаряло. Интервюирайте хора, които използват настоящите компютри. Попитайте за техните харесвания и нехаресвания. Попитайте дали усещат компютрите си у дома по-добре от офис компютрите си и ако да, защо.
Свържете се с връстниците си в други организации. Съберете възможно най-много интелигентност за компютрите, които използват, колко време са били в употреба и какви са плановете за подобрения.
Обмислете използването на данните, които сте събрали, за да завършите SWOT анализа. SWOT означава силни страни, слабости, възможности и заплахи. SWOT анализът е особено полезен, когато се опитвате да оправдаете голяма покупка за голяма организация. Въпреки това, подготовката на SWOT за всяко решение може да ви помогне да изградите по-добър аргумент. SWOT анализът ще ви помогне да определите колко силна е компютърната ви технология днес, нейните слабости и възможности за подобрения. Тя също така ще преразгледа заплахите, като например как вашата компания може да изостане от времето и да загуби бизнеса си пред конкурентите, ако продължава с остарели технологии. И накрая, съберете ценова информация от няколко доставчици.
Напишете бележката, като използвате всички необходими данни. Не забравяйте да се съсредоточите върху бизнес казуса за покупката; действителната поръчка за покупка ще дойде по-късно. Спори се ясно и убедително. Представете бележката и получете одобрение.
