Когато уведомявате служител, доставчик или титуляр на полици, че договорът им не се подновява, ще трябва да изпратите писмо, което не се подновява. Писането на това писмо с такт и професионализъм може да улесни приятелското разделение, да не говорим за спестяване на време и мъка. Това е малко трудна маневра; писмото за неподновяване трябва да бъде балансирано между твърдо заявена позиция и чувствителност към емоциите на получателя.
Ясно заявете намерението си
Ясно посочете целта си. Двусмислието може да отвори вратата за объркване по-късно. След като посочите името на съответната фирма или организация, обяснете, че читателят не се подновява. За по-чувствителни въпроси, като например работна позиция, писмото трябва да следва телефонно обаждане или лична среща, обясняващо накратко причините за неподновяване.
Пример:
Получавате това писмо, защото в момента ни предоставяте месечно кафе за нашия офис, което трябва да отменим още от следващия месец.
Осигурете предисторията
Дайте честна причина за неподновяване. Получателят ви заслужава валидно обяснение за решението. В много случаи причината може да бъде толкова проста, колкото промяната в политиката, бюджетните съкращения или редовното прекратяване на длъжността. Ако решението се основава на лошо изпълнение, кажете го с пример. Да се избягва изкривяване или прекалено обвинителни изявления; вместо това останете спокойни и професионални. Уверете се, че имате специфични доклади за инциденти, за да подкрепите всички твърдения за нарушения или лоши резултати, ако решението е поставено под въпрос.
Пример:
Вие не се подновявате поради работата си в работоспособността, особено по отношение на точност и ангажираност към работата.
Обсъждане на наличните опции
Обяснете наличните опции на получателя. За промяна на политиката дайте алтернативи и конкретна дата на прекратяване. При неподновяване на договора на работното място или доставчика е от решаващо значение не само да се даде времева рамка, но и инструкции, които се отнасят до оставащото време за ваканция и отговорностите. Това също е възможност, ако решите, да информирате получателя за процеса на обжалване на неподновяването. Дайте информация за контакт на лицето, което отговаря за този процес, или връзка към съответния уебсайт за допълнителна информация.
Пример:
Моля, имайте предвид, че услугата ни с нас ще бъде прекратена в сила от 1 февруари. Докато в момента не се нуждаем от услугите ви, можем да ги разширим в бъдеще, така че не забравяйте да проверите отново с нас по-късно през годината, когато преразгледаме нуждае.
Грамоти за учтивост
Бъдете учтив. В много случаи неподновяването е изненадващо за получателя и може да се окаже трудно писмо за четене, тъй като често представлява голяма промяна в живота или приходите. Благодарете на служителя, титуляра на полица или доставчика за времето и приноса им към бизнеса и по целесъобразност им пожелайте късмет в бъдещите им начинания. Въпреки това, не обръщайте внимание на съмнения или съмнения относно решението, тъй като това може да подскаже на получателя, че той или тя трябва да оспори решението или дори да го отнесе до съда.
Пример:
Благодарим ви за ценния принос, който направихте за нашия бизнес. Пожелаваме ви успех в бъдещите начинания.
Подходящ формат
Подпишете писмото с вашето име и позиция. Дайте вашето заглавие и информация за контакт, така че получателят да разбере вашия авторитет в решението и ще може да ви достигне с въпроси. Ако просто съобщавате за промяна на правилата, добавете, че неподновяването е в съответствие с тази политика и я прикачете за справка.
Бъдете сигурни, че прочетете малкия печат
Ако имате писмен договор с лицето или услугата, която избирате да не подновите, не забравяйте да прочетете дребния шрифт. Може да има специфики за това как и кога можете да прекратите договора, който трябва да следвате, за да не се сблъскате с нарушение на договорната ситуация. Ако това е договор за автоматично подновяване, например такъв за месечна услуга, поставете писмено молбата си за прекратяване и го изпратете на съответния отдел. Уверете се, че сте включили датата, на която искате да прекратите услугата. От вас зависи дали искате да включите причината за това. Ако не се откажете преди периода на подновяване, може да останете с такса за прекратяване, затова обърнете внимание на крайните срокове за анулиране, когато сключите договор за автоматично подновяване.
