От момента, в който работодателят има първия си контакт с бъдещия служител, до момента на прекратяване на трудовото правоотношение е важно писмените записи, свързани с служителя, да се съхраняват в досиетата на служителите под името на всеки служител. Тези трудови досиета, ако се поддържат правилно, могат потенциално да служат за защита на работодателя от бъдеща отговорност за трудови и трудови нарушения, като неправомерно прекратяване или дискриминация при наемане на работа.
Елементи, от които се нуждаете
-
Заключване на шкафове или защитено помещение с ограничен достъп
-
Файлови папки
Разберете защо трябва да пазите файловете на персонала. Това е отчетът на компанията и служителя за това какво се е случило на работното място. Документите, съхранявани в досието на персонала, могат да служат за защита на работодателя в бъдещи съдебни производства и да помогнат за изясняване на недоразумения, които могат да възникнат по въпроси на политиката, въпроси, свързани с заплащането и обезщетенията, работни задължения и отговорности, дисциплинарни или коригиращи действия и оплаквания.
И така, какво трябва да отидем в досието на служителите? Следните документи и записи трябва да се поддържат от професионалистите по човешки ресурси или от мениджърите на всеки служител. Описание на работата Кандидатстване за работа Оферта за заетост IRS от W-4 Разписка за наръчник на служителите (Често е добра идея да запазите копие от самото ръководство, особено когато то подлежи на промяна от време на време. По този начин всеки знае какви са условията на наръчника, за който служителят е подписан.) Дадени са всички оценки на изпълнението Формуляри за регистрация на доходите на служителите Награди Жалби и комплименти, получени за служителя Дисциплинарни действия или предупреждения * Записи за присъствие Препоръчва се всеки отделен тип запис да има свой собствен раздел.
Медицинските досиета и имиграционните формуляри трябва да се съхраняват в отделни досиета. Тъй като не можете да вземате решения за трудова заетост въз основа на имиграционния статут на дадено лице, ако приемете, че те имат право да работят в САЩ, а федералното правителство има право да преразгледа I-9, вероятно е по-добре да го държи отделно. Също така, що се отнася до медицинските досиета, Законът за американците с увреждания (ADA) съдържа много строги правила по отношение на неприкосновеността на личния живот и достъпа до медицинските досиета, така че е необходимо да ги държите в отделен файл и кабинет с ограничени права. достъп. ADA ограничава разкриването на информация в тези записи на надзорните органи, доколкото служителят има необходимите ограничения на задълженията си или се нуждае от настаняване; работници по оказване на първа помощ в случай на спешна медицинска помощ; и правителствени и застрахователни служители при ограничени обстоятелства.
Важно е неточна информация в досието на служителя да бъде коригирана незабавно след уведомяване от дружеството, че информацията е неправилна.
Файловете на персонала на служителите трябва да бъдат заключени и достъпни само за хора, които имат законен бизнес, трябва да имат достъп до файла. Мениджърът или ръководителят на първа линия може да се нуждаят от достъп, за да вземат решения за промоции и дисциплинарни действия. Ако някой, който не притежава законно изискване за достъп до файла, иска да го види, те се нуждаят от валидна призовка. В противен случай правата на неприкосновеност на личния живот на служителя могат да бъдат нарушени.
Като цяло, законът не изисква от вас да разкривате на служител какво е в досието на техния служител без съответното искане от служителя. Вероятно е по-добрата бизнес практика да информира служителите за това, което е в техния файл. По този начин нямате маргинален служител, който да е изненадан, когато са дисциплинирани или прекратени. Изключенията от това общо правило са разпоредбите на Закона за честна кредитна отчетност (FCRA). Тя изисква от вас да информирате служителите или потенциалните служители, ако предприемате неблагоприятни действия въз основа на това, което се съдържа в техния кредитен доклад.
Въпросът за достъпа е отделен от въпроса за уведомяването на служителите за това, какво се съдържа в техния личен файл. Много държави изискват от работодателите да предоставят на служителите и бившите си служители достъп до досието на служителите си. Важно е, като професионалист в областта на човешките ресурси или собственик на бизнес, да се запознаете със закона на вашата държава в това отношение. Като общо правило обаче, достъпът на служителя трябва да бъде разумен и зависи от присъствието на член на ръководството, за да се гарантира, че нищо не е взето или променено. Някои държавни закони позволяват на служителя да има копия, ако го направят, да направят копие от някого от компанията. Често ще има граници на това, което служителят може да види в личните си досиета. Ако има чувствителни елементи като справочни писма, разследвания по наказателни дела и друга информация, която може да наруши правата на някой друг, може да им бъде отказан достъп. Добре е да запазите тези елементи под отделен раздел в досието на служителя. Някои държавни закони могат да позволят на служителя да представя опровержения на дисциплинарни действия или оценки.
Съвети
-
Съхранявайте копие от държавния закон, ако има такъв във вашата държава, относно достъпа до служебните файлове на персонала, публикувани или удобни, в района, където се съхраняват тези файлове. Това ще избегне всякакви конфликти между ръководството и служителя за това, което е и не е допустимо.
Внимание
Всеки служител трябва да бъде третиран по същия начин, когато става въпрос за поддържане и достъп на персонала. Всяко отклонение на практика може да подложи дружеството на съдебен процес. Ако имате някакви съмнения относно това как да поддържате вашите кадри за служителите, консултирайте се с адвокат.
