Поверителната информация е всяка част от данните, която искате да запазите напълно частна, независимо дали по бизнес или по лични причини. Ако изпращате поверителна информация на друга страна, това е рисково действие. Трябва да защитите поверителното съобщение, както бихте защитили всичко, което смятате, че има висока стойност.
Общи сценарии
Предприятията често изпращат поверителна информация на други бизнес партньори или колеги във връзка с проекти с най-висока степен на секретност. Един от примерите е, ако една компания обмисля сливане с друга, трябва да съобщи предложения план и не иска конкурентите да знаят още. Друг често срещан сценарий, при който едната страна трябва да предава конфиденциална информация, е ако един писател на филм иска да изпрати неиздаден скрипт на режисьора. Един работодател може да изпрати поверителна оферта за работа на кандидат или кандидатът може да поиска да запази молбата си частна. И в трите случая е разумно да се състави придружително писмо за поверителност като преамбюл към приложената информация.
Защо мотивационно писмо?
Когато изпращате поверителна информация, независимо дали чрез електронна поща или поща, рискувате да бъде заловена от неупълномощени трети страни. Но дори и информацията да достигне до получателя безопасно, все още рискувате небрежност от страна на целевия получател, когато става въпрос за управление на информацията и запазване на нейното поверителност. Можете да намалите риска чрез съставяне на мотивационно писмо, което подсилва желанието ви за пълна конфиденциалност.
Какво да включим
Едно от първите неща, които трябва да бъдат включени в мотивационното писмо, е етикетът „Поверително“ или „Личен и конфиденциален“, отпечатан с удебелен шрифт, с главни букви в горната част или директно над тялото на писмото. Напомнете на получателя най-общо какво се отнася до съобщението, например „дискусията, която имахме наскоро по отношение на Проект Х“. Изрично изразете, че цялото съдържание на това, което получателят ще прочете, трябва да се държи в пълна конфиденциалност - няма страна трябва да я вижда, с изключение на изрично посочените получатели.
Други съображения
Преди да изпратите поверителни документи на друга страна при определени обстоятелства, е разумно да накарате лицето да прегледа и подпише споразумение за неразкриване (NDA) - особено ако това са изключително поверителни данни. NDA определя какво се включва при позоваване на поверителна информация, задълженията на получателя и всеки конкретен график за запазване на частната информация. Потвърдете ключовите условия на вашето споразумение за неразкриване в мотивационното си писмо. Също така трябва да включите копие на подписаната NDA също и зад мотивационното писмо.
