Преминаването от ръчно към компютъризирано счетоводство е стъпка по стъпка, което може да се осъществи лесно и ефективно. Ако това е краят на фискалната година, можете да започнете с началото на новата фискална година. Няма нужда да се въвеждат данни от предходни периоди, с изключение на финансовите отчети в края на годината. Ако не е края на годината, трябва да решите дали искате да изчакате до края на годината или да въведете в системата всички подробни данни до тази точка през годината.
Проучете и вземете решение за компютърното оборудване, което ще ви е необходимо за вашата компютъризирана счетоводна система. Повечето компютри днес разполагат с капацитет за счетоводен пакет за малък бизнес. Уверете се, че компютърът ви има твърд диск с няколко гигабайта пространство за съхранение. С течение на времето компютърните ви записи ще нарастват и искате компютърът да продължи няколко години. Вие също ще искате програми за текстообработка и електронни таблици, както и възможности за интернет и електронна поща.
Настройте компютърното си оборудване и установете вашата интернет връзка. Тази стъпка е важна, защото всички счетоводни софтуерни пакети ще имат налична онлайн помощ, ако срещнете проблем. Също като част от настройката на компютъра създайте средства за архивиране на файловете. Трябва да архивирате данните си всеки ден или дори по-често, когато работите върху нещо критично. Файловете могат лесно да бъдат архивирани на преносими устройства. Важно е да се разбере, че счетоводната система е база данни, от която се извлича информация, когато е необходимо.
Изследвайте и решете кой счетоводен софтуер е най-подходящ за вашия бизнес. Повечето малки компании се справят добре със софтуерния пакет, като QuickBooks или Peachtree.
Настройте софтуерния пакет, като следвате вградените менюта. Създайте сметкоплан за главната си книга. Настройте банковите си сметки и добавете необходимата информация за доставчиците и клиентите си.
Въведете подробните данни за транзакциите, необходими за актуализирането на компютъризираните книги. Трябва да въведете финансовите отчети в края на годината от предходната година като начални баланси за текущата година. След това въведете подробните данни за транзакцията за всеки месец от текущата година, докато не сте актуализирани. Ако това е краят на годината, просто създайте началните баланси за новата година и работете напред, като въведете счетоводни данни като транзакции и събития. Вече работите по компютъризирана счетоводна система.
Решете дали искате финансовите отчети от предходната година да бъдат въведени в системата. За да предоставите история в компютъризираните записи, можете да добавите финансовите отчети от предишни години. Можете да направите това месечно, тримесечно или ежегодно в продължение на няколко години. Няма нужда да се добавят подробни данни за транзакциите в историята, но трябва да има следа, която да се върне към ръчните записи.
