Подготовката и писането на добри минути за срещи са умения, които всеки може да придобие с малко подготовка и внимание към детайла. Безпристрастният и коректен запис на срещите е законово изискване за много предприятия. Независимо дали пишете минути за бизнес, политическа, социална или доброволческа организация, протоколите ще станат постоянна част от историята на организацията. В много случаи минутите се съхраняват в продължение на години, десетилетия и понякога векове.
Елементи, от които се нуждаете
-
дневен ред
-
Списък на присъстващите
-
Магнетофон
-
Тетрадка
Пристигнете на заседанието рано с дневния ред на заседанието, списъка на присъстващите и оборудването, необходимо за записване на протоколите. Изберете място близо до посредника на срещата. Седенето близо до координатора на срещите ви позволява да чувате по-добре и лесно да поискате разяснения.
Попитайте дали можете да използвате касетофон, за да запишете аудио запис от срещата. Ако правите бележки на компютъра, проверете дали работи правилно и имате хартиена тетрадка и инструменти за писане, които да се използват като резервен метод за бележки, в случай че компютърът се провали.
Запишете датата и часа на провеждане на срещата. Запишете същността на докладите на служителите и докладите на комисиите. Обикновено пълните доклади се прилагат към протоколите от заседанията. Запишете движенията, когато се появят. Включете кой е представил всяко предложение, кой е подал предложението и дали предложението е било одобрено, което е известно като „пренесено“ или е неуспешно. Ако е внесена точка от дневния ред - не е предприето действие по време на заседанието, а е отложено за по-късен момент, отбележете кой е представил предложението за вписване на делото и кой е подал предложението. Записва съобщения и датите на последващите срещи.
Намерете или създайте шаблон за минути за срещи. Възможно е организацията ви вече да има шаблон за минути за срещи. Ако това не стане, можете да използвате един от многото шаблони за срещи, които са достъпни онлайн или да създадете собствен шаблон. Шаблонът се нуждае от линия за заглавие, тяло и подпис. Заглавието включва името на организацията и датата, часа и мястото на срещата.
Създайте тялото на шаблона, като използвате насоките на срещата. Включете следните елементи в тази част: статистика на присъствието, одобрение на протоколите от последното заседание, доклади на служители и комисии, стари бизнес, нови дейности, съобщения и време за отлагане.
Уверете се, че шаблонът включва линии за подпис и редове за дата на секретаря и на одобряващия орган.
Подгответе вашите минути, като използвате шаблона. Премахнете прекомерните подробности. Запишете какво е взето решение, кой ще извърши действието, кога е дължимо и как организацията ще знае кога ще приключи действието. След като завършите първата си чернова, прегледайте аудиозаписа на срещата, за да сте сигурни, че сте заловили всичко необходимо. След това редактирайте вашите минути.
Протоколът е запис на действията, които организацията предприема. Това не е запис на всичко, което се казва, което е препис. Поддържайте минутите си професионално. Не включвайте вашето мнение, преценка или тълкуване. Фрази като "разгорещен дебат" и "отличен коментар" нямат място в протоколите за професионални срещи. Никога не включвайте предложения, които са били оттеглени.
Прикачете докладите на служителите и комисиите към попълнените протоколи. Направете необходимия брой копия. Ако е възможно, разпределете протоколите от срещата преди следващото заседание, за да можете бързо да направите допълнения и / или корекции.
Съвети
-
Посетете участниците в списъка си, когато пристигнат на срещата. Запишете постиженията, както и опасенията. Проверете имената са написани правилно. Запазете резервно копие на вашите минути. Не се страхувайте да поискате разяснение.
