Протоколите от заседанията на персонала предоставят писмен протокол за взетите решения, обсъжданите въпроси, взетите гласове, дадени задачи и други въпроси, засягащи персонала. Важно е да се отчетат подробностите на срещата, както и същността на дискусиите. Не е необходимо да записвате всяка дума, изречена по време на срещата, но трябва да можете да предоставите на участниците точен запис за срещата.
Елементи, от които се нуждаете
-
Инструменти за вземане на бележки
-
магнетофон
Подгответе се за срещата, като посетите стаята, за да прецените къде трябва да седнете, за да получите най-добрата гледна точка и да намерите електрически контакти, ако имате нужда от тях. Прегледайте предишните минути, за да достигнете до скоростта на записаните минути в миналото.
Получете копие от дневния ред, за да ви помогне да организирате протоколите по теми. Получете списък на поканените участници и проверете участниците, като ги помолите да влязат, когато влязат в срещата.
Забележете датата и часа на срещата. Напишете всяко движение, както е представено, дума по дума. Запишете взетите гласове и колко са гласували, против и се въздържали. Включете името на създателя на движенията и кой спира движението.
Използвайте куршуми, за да подчертаете важни теми за дискусии като бюджети, избори или планиране на фирмени събития. Обърнете внимание на предимствата и недостатъците, изразени по време на дискусията и кой е направил всяко изявление. Завършете всяка тема на дискусията с резултата, който ще бъде предложение и гласуване, задача за изследване на темата или определено действие.
Напишете минутите в ясен, лесен за четене формат, за да ги направите по-лесни за проследяване. Намерете вече създадени приложения и инструменти, за да направите вземането на минути по-ефективно. Те могат да бъдат намерени на уебсайтове като onenote.com, ако използвате Windows. Проверете evernote.com за писане на инструменти, agreeo.com за вземане на бележки и инструменти за споделяне на минути, и Google документи за шаблони за срещи и лесни начини за споделяне на минутите.
Напишете протокола веднага щом можете след срещата, докато дискусиите са все още свежи в ума ви, за предпочитане в рамките на 24 часа. Напишете на трето лице.
Изпратете проект на мениджър или надзорен орган, който председателства срещата за преглед, преди да изпратите минути на останалите участници. Направете корекции и изпратете копие до всички присъстващи на срещата. Прикрепете подходящи документи, като например копие от бюджет, списък с точки за действие или списък с номера за контакт.
Съвети
-
Създайте шаблон за опростяване на процеса на вземане на минути. Използвайте го отново и отново, когато вземате минути за персонал.
Използвайте записващо устройство, ако се притеснявате за точността. Кажете на участниците, че са записани преди да включите рекордера.
Внимание
Не се измъчвайте, когато загубите следите от дискусията или не разбирате направения въпрос. Когато се объркате, спрете процедурата и поискайте разяснения, за да сте сигурни, че докладвате точно.
