При определени обстоятелства, протоколите от заседанията на организацията представляват правен документ, който не може да се променя без гласуване на борда на директорите. Неправилното внасяне на промени в протокола може да доведе до отмяна или отмяна на гласовете, договорите, наемите и други действия, предприети по време на срещата. Използвайте проста процедура, за да сте сигурни, че ще коригирате вашите минути правилно.
Определете дали протоколът вече е официално одобрен с гласуване на борда на директорите, или ако те са били представени за разглеждане само на председател или изпълнителен комитет. Проектите за протоколи, които не са гласувани от борда, могат да бъдат изменени без гласуване в борда.
Ако предложените промени се направят на лице или хора, които преглеждат протоколите, преди да отидете на пълен пансион, посочете желаните промени. Сравнете крайната предложена формулировка с първоначално представените протоколи. Обяснете причината за промените. Ако всички са съгласни, накарайте секретар да измени първоначално подадените, неодобрени минути.
Ако предложените промени бъдат направени за протоколи, които все още не са одобрени от борда и на заседание на борда, използвайте следната процедура:
Накарайте председателя да направи предложение за одобрение на протоколите от заседанията. Изчакайте предложението да бъде изпратено. Нека председателят отвори въпроса за обсъждане. Трябва ли лицето, което предлага изменението, да представи причината за промените. След обсъждане, предложи лицето, което предлага промените, да внесе предложение за изменение на протокола и да даде точната формулировка на предложенията. Изчакайте предложението да бъде изпратено. Нека председателят приключи обсъждането и да постави въпроса или да гласува. Запишете гласуването, включително имената на тези, които са за, против и въздържали се.
Ако предложените промени бъдат направени за протокол, предварително одобрен от съвета, следвайте същата процедура за изменение на протокола, който се представя за одобрение от борда за първи път.
Накарайте секретаря на записа или лицето, което взема протокол от заседанието, да направи промени в протокола. В горната част на документа, който включва датата на първоначално взетите протоколи, имайте предвид, че протоколите вече са изменени. Впишете датата на промените и името на лицето, което изменя протокола.
