Има информация, която никога не бива да се пропуска в професионално писмо. Една от тях е вашата информация за контакт, а другата - затварянето ви, като "Най-добри пожелания", "Ваша истина" и други. Информацията за връзка обикновено е включена в горната част на физическо писмо и в долната част на професионален имейл. Докато местоположенията са различни във всяка форма на писмото, форматът на информацията за контакт остава същият.
Въпреки че е лесно да добавите информация за контакт, от решаващо значение е да се направи правилно, или пък писмото ви ще изглежда непрофесионално. Вашата информация за контакт е последното нещо, с което искате да бъдете креативни. Най-доброто нещо, което трябва да направите, е да използвате шаблон, за да поддържате вашите комуникации последователни.
Начини за прекратяване на писмо
Наистина няма значение каква информация за контакт ще включите в писмото. Това може да е вашият имейл, телефонен номер или уличен адрес. Въпросът е да кажете на получателя на писмото най-добрия и най-бърз начин да се свържете с вас. Тази информация обикновено се пише на мотивационното писмо за физическо писмо, където можете също да добавите, че получателят може да се свърже с вас по време на работното време.
За имейл съобщение можете да кажете, че очаквате с нетърпение да чуете от получателя, както и да посочите информацията си за контакт по-долу. Посочването на вашата информация за контакт и най-добрите начини за достигане до вас може да направи разликата между получаване на бърза реакция и никога повече да не чувате от лицето.
Делото за придружителни писма във физически писма
Когато пишете професионално писмо, е добра практика да включите мотивационно писмо. Първата част в горния ляв ъгъл на мотивационното писмо ще съдържа информацията за контакт. Той трябва да съдържа един шрифт и единично разстояние. Също така трябва да бъде форматиран като подравнен в ляво блок. Информацията за контакт трябва да включва пълния ви физически адрес, имейл адреса и телефонния ви номер - трябва да оставите място преди датата.
Следващият блок от писмото е името на получателя, последвано от заглавие, името на организацията и адреса.
Пример:
име
адрес
Град, щат, пощенски код
Телефонен номер
Имейл адрес
Дата
Случай за имейл съобщения
В имейл информацията ви за контакт се поставя в долната част на имейла след съобщението ви, затварянето и подписването. Вашата информация за контакт трябва да включва физическия ви пощенски адрес, имейл адреса и телефонния ви номер. Можете също така да включите връзки към страниците на социалните медии като LinkedIn или на професионален уебсайт, ако имате такъв. Уверете се, че включвате само връзки към съответните страници в социалните медии. Не включвайте, например, връзка към вашия Instagram, освен ако не е свързана с имейла.
Пример:
Име, фамилия
улица
Град, щат, пощенски код
Имейл адрес
телефон
Профил на LinkedIn
