Писането на проектен доклад може да бъде трудна задача, ако не започнете с организационен план. Докладите по проекта обикновено съдържат едни и същи основни елементи, които предоставят на читателите информация относно целите, плана, бюджета и резултатите на проекта. Използвайки няколко основни техники за писане на отчети, можете да създадете ефективен проектен документ, който да показва на вашите колеги, които сте организирани, и които могат да предоставят важна информация.
Определете какъв тип доклад ще пишете. Общите доклади за проекти включват предложения, обхват на препоръките за работа, актуализиране на състоянието, анализ на вариациите и окончателни прегледи и препоръки. Това ще ви помогне да предоставите точната информация, която искате членовете на вашия екип, надзорник или други заинтересовани страни.
Напишете план за отчета си. Включете заглавна страница, страница със съдържание, обобщение, главно тяло и приложение. Решете кои категории информация ще адресирате. В зависимост от типа на доклада, който пишете, те могат да включват цели, методология на проекта, персонал, необходимите ресурси, продължителност, критерии за успех, бюджет, разлики, резултати, крайни срокове, резултати и препоръки.
Съберете информацията, необходима за завършване на всеки раздел. Това може да изисква провеждане на интервюта с хора, които искат проекта, членове на персонала, работещи по проекта, и заинтересовани страни, които са цел на проекта, като клиенти, вътрешни служители или доставчици и доставчици. Получавайте исторически данни, като например предишни обеми на продажби, бюджети, нива на участие и демографски данни.
Напишете първия проект на резюме, което е кратък преглед на доклада. Това трябва да включва причината, поради която читателят получава доклада, основните акценти в доклада и препоръките. Не включвайте по-фините детайли в резюме, което често е общ преглед от половин страница. Дайте подробности и подкрепа в основния доклад на проекта.
Напишете всеки раздел от доклада, като използвате данните и интервютата си. Организирайте секциите, като използвате логически ред. Например, не започвайте с бюджета, докато не обясните компонентите, необходими за проекта. Това ще ви позволи да избягвате да обяснявате всеки разход и защо е необходимо два пъти. Не изброявайте имената на персонала, работещ по проекта, докато не посочите компонентите на проекта. За секция с отклонения включете оригиналните изключени резултати и след това действителните резултати.
Завършете доклада с резюме и препоръки въз основа на констатациите си. Използвайте данни в подкрепа на заключенията и препоръките си. Обърнете читателите към приложението на вашата статия, което ще включва подробна информация за поддръжката, като подробни бюджети, графики, графики и други технически данни.
Прегледайте резюмето си, за да определите дали някоя от първоначалните ви суми трябва да бъде променена въз основа на информацията, която сте открили при писането на отчета. Напишете окончателния вариант на резюмето.
Съберете информацията в приложението и я поставете в реда, в който информацията се появява в отчета ви. Върнете се към отчета си и включете бележки под линия или номера на страници, за да насочите читателите към информация за приложението.
