Отчет за последващи действия (AAR) е чудесен инструмент, който може да се използва за оценка на екипните проекти след тяхното приключване. Този вид доклад може да бъде много кратък или доста дълъг, в зависимост от обхвата и времевата рамка на проекта, който се анализира, но независимо от дължината, докладът винаги служи на същата цел: оценка и подобрение.
Какво е AAR?
Просто, това е начин за размисъл върху проект след неговото завършване. Споделянето на резултатите от Вашия проект, както положителни, така и отрицателни, може да помогне на бъдещите екипи да изпълнят собствените си проекти и да избегнат капаните, които сте срещнали по пътя. Целта е да се максимизира ученето от вашата работа, така че да не правите същите грешки два пъти. Всеки член на екипа трябва да участва в годишния отчет за дейността; всеки глас е от значение.
Какво да включите в AAR
В идеалния случай групата ще работи върху AAR като екип. След като проектът приключи, екипът трябва да се събере колкото е възможно по-скоро, за да прегледа какво се е случило, какво се е объркало и какво може да се подобри. Ето някои от въпросите, които трябва да бъдат зададени и на които е отговорено за AAR:
- Какво трябваше да се постигне с този проект?
- Какво всъщност е постигнато?
- Защо има различия?
- Какви аспекти от проекта работят?
- Какво не работи и защо?
- Какво бихте променили, ако имате втори шанс?
Първите три въпроса определят какво се е случило по време на изпълнението на проекта и дали всички членове на екипа са съгласни. Последните три въпроса дават възможност на екипа да се замисли за стойността на проекта и да реши какво трябва да се подобри.
Пример за AAR
Нека си представим тричленен екип в хуманно общество, натоварен със започването на седмичен бюлетин по имейл. Отне им три месеца, за да намерят платформа, да разработят идеи за съдържанието и да напишат първите два бюлетина. Сега те се събраха, за да оценят проекта и да напишат AAR за техния мениджър. Това ще помогне на екипа да прецени дали трябва да се направят някакви промени напред. Това също ще даде на мениджъра представа за състоянието и успеха на проекта досега.
Резюме на проекта:
Бяхме натоварени с разработването и стартирането на седмичен информационен бюлетин за хуманното общество. След проучване на различни платформи за създаване на съдържание и бюлетин за електронна поща, ние избрахме X, защото беше евтин, но отговаряше на нашите нужди. Първоначалният ни имейл списък се състои от 5000 имена, които събрахме на събитието през лятото.
Направихме списък с три теми, които планираме да покриваме всяка седмица в нашия бюлетин: Домашни любимци за осиновяване, Грижа за Вашите домашни любимци и Прожектор за домашни любимци. Под всяка тема ще имаме кратка история и снимки. Тъй като основната цел на бюлетина е да повиши процента на приемане, ние сме приспособили нашите теми към тази нужда.
Написахме два пълни бюлетина и ги изпратихме на 5 000 абонати в нашия списък с имейли. През последната седмица осиновяванията се увеличиха с 5% като пряк резултат.
Области на подобрение
- Трябва да зададем друг член на екипа с копие за редактиране на всеки бюлетин, защото грешките са пропуснати.
- Искаме да подобрим качеството на снимките и да планираме да включим камера в нашия бюджет.
- Планираме да създадем официално проучване за осиновителите, за да проверим дали бюлетинът е причина за увеличените осиновявания. Нашата оценка се основаваше само на думата.
Както можете да видите, този годишен отчет за дейността е доста кратък, но очертава какво е постигнато, както и конкретни области за подобрение. Този годишен отчет за дейността ще бъде предоставен на управителя за бъдещи справки и преглед.
