Понякога може да е трудно да се наложи ред и дисциплина на срещата на асоциацията. Особено ако се обсъждат някои значителни разходи или промяна на правилата, може да се сблъскате с много различни гледни точки и без реален консенсус по пътя напред. Важно е да се спазва правилната процедура за заседания, така че всеки да бъде изслушан и решенията да бъдат взети ефективно. Трябва също да прочетете правилата на вашата държава по отношение на сдруженията за съжителства и да се уверите, че се придържате към правната процедура по отношение на провеждането на срещите.
Привличане на точки от дневния ред за обсъждане от всички членове на съвета, за да се гарантира, че се разглеждат всички нерешени въпроси.
Напишете и разпространете дневния ред много преди срещата, заедно с протокола от предишното заседание. Тя може да бъде най-ефективна, ако имате имейл адреса на всеки собственик, за да осигурите ефективно разпространение. В дневния ред трябва да се изясни времето и мястото на срещата и точно какво ще бъде обсъдено. Той трябва да съдържа изрично заявени предложения по същество.
Уверете се, че имате секретар, който да вземе необходимите протоколи на срещата. По този начин одобрените на заседанието действия ще бъдат надлежно записани и могат да бъдат извършени.
Позволете на кратко време в началото на срещата да общувате и да имате кафе или други напитки на ръка. Това позволява на собствениците да се смесват и създават по-приятелска атмосфера.
Заповядайте на срещата с декларация, че официалният бизнес сега ще започне. Уверете се, че имате вниманието на всички, преди да продължите с бизнеса.
Одобрява протокола от предишното заседание, както е или с всички изменения, приети от членовете.
Представете необходимите доклади на служителите, за да информирате собствениците си за всички действия, предприети от тяхно име след последната среща.
Преместване към първия елемент от дейността. Заявете предложението и поискайте обсъждане. Членовете трябва да бъдат признати от председателя, преди да говорят. Тази система гарантира, че дискусията не се дегенерира в непродуктивно свободно за всички, което може да се случи, ако емоциите са високи по отношение на конкретен проблем.
Преместете предложението, било то първоначално или изменено чрез обсъждане, и след това вземете гласуване.
Осигурете на секретаря на заседанието точната формулировка на предложението и резултата от гласуването, преди да продължите напред. Това предложение ще ръководи последващите действия на асоциацията по този конкретен въпрос.
Работете по всеки отделен бизнес по този начин.
