Въпреки че не всички събрания трябва да спазват стриктно „Правилата на Робърт“, те трябва да бъдат предварително планирани и да се придържат към определен дневен ред. Едно от най-лошите неща, които могат да се случат на среща, е когато лидерът губи контрол над участниците и дискусиите вървят в много посоки. В такива случаи, малко или нищо не е постигнато и срещата завършва с пълна загуба на време и белег срещу съзвездието.
Елементи, от които се нуждаете
-
дневен ред
-
Подложки от хартия
-
Моливи
-
Аудиовизуални материали и оборудване
Планирайте конкретен дневен ред, дори ако ще бъде обхванат само един елемент. Дайте достатъчно предупреждение на всеки, който трябва да даде доклад. Дневният ред обяснява на всички причината, поради която се провежда срещата и крайната цел. Дневният ред трябва също да има времева рамка, така че тези, които присъстват, знаят как да планират останалата част от деня си.
Доставете на присъстващите копие от документи, които ще бъдат обсъдени няколко дни преди срещата. Помолете ги да бъдат готови да говорят за доклада и да дойдат с мислите и коментарите си. Не искате никой да чете вестника, докато други го обсъждат.
Разширете благодарността на всеки, който допринася за срещата. Опитайте се да получите информация от всеки присъстващ човек и благодарете на всеки за участието й с личен коментар.
Изпратете на всеки от присъстващите бележка за последващи действия с основните моменти, направени по време на срещата. Ако това е официално заседание с взети бележки, всяко лице трябва да ги прегледа преди следващия път, когато групата се срещне.
Съвети
-
Не позволявайте на човек да дойде късно на всяка среща. Да бъдеш закъснял веднъж или два пъти е добре, но всеки път показва пълно неуважение.
Внимание
Ако изглежда, че срещата ще продължи повече от десет минути след отбелязаното в дневния ред, да се гласува дали да продължи или да се срещне отново.
