Ефективната комуникация и обменът на информация са от съществено значение за успеха на проекта. Ясната комуникация гарантира, че всеки член на екипа разбира своята роля и цели в проекта. Непрекъснатият обмен на информация информира всички членове на екипа за напредъка и подчертава всички проблеми, които биха могли да повлияят на напредъка. Неспособността да се комуникира ефективно може да доведе до скъпоструващи забавяния, които влияят на успеха на проекта.
Проектен план
Планът на проекта е от основно значение за всички комуникации по проекта, както е докладвано от TechRepublic. Планът позволява на всеки член на екипа да знае какво трябва да постигне проектът и кой е отговорен. Той предоставя ключови дати и зависимости от проекта и разбива сложните програми на по-малки компоненти, които отделните членове могат по-лесно да разберат.
зрение
Комуникацията гарантира, че всеки член на екипа споделя една и съща визия за резултата от проекта. Издание от 2002 г. на "Houston Business Journal" описва как архитектите, строителната компания и разработчиците си сътрудничат с мениджърите на компаниите-клиенти, за да постигнат успех на проекта чрез една обща цел - бизнес парк, който да отговори на нуждите на потребителите.
Комуникационно планиране
Голям проект включва много членове на екипа и широк спектър от комуникационни канали. За да се гарантира ефективна комуникация и обмен на информация, е важно мениджърът на проекта да планира и управлява процеса от самото начало, като идентифицира кой се нуждае от различна информация на различни етапи от проекта. Процесът е непрекъснат според консултантския проект Perfect, който заявява, че ръководителите на проекти прекарват по-голямата част от времето си в комуникационни задачи.
Управление на информацията
Членовете на екипа се нуждаят от бърз достъп до най-новите версии на проектната документация. Със създаването на един уебсайт или база данни на проекта, ръководителите на проекти могат да централизират цялата информация и да осигурят на членовете на екипа сигурен достъп до важни документи като планове, графици, доставчици, протоколи за срещи и доклади за напредъка.
Статус
TechRepublic идентифицира докладите за състоянието като една от най-важните комуникации по проекта. Споделянето на актуализации на състоянието гарантира, че всички членове на екипа са наясно с всички критични проблеми или неочаквани промени, които могат да повлияят на графиците или разходите на проекта. След това те могат да предприемат всички необходими коригиращи действия.
Инструменти
Комуникационните средства, като електронна поща, видеоконферентна връзка и телеконферентна връзка, правят лесно и удобно членовете на екипа по проекта да си сътрудничат и да обменят информация, дори когато работят на различни места. Инструментите за социални мрежи също играят важна роля в управлението на проекти. Членовете могат да използват инструменти като Twitter или Facebook, за да публикуват кратки актуализации на статуса или коментари по важни въпроси по проекта.
