Искането за предложение, известно още като RFP, е документ, който създавате, когато имате нужда да закупите нови стоки или услуги за вашия бизнес. RFP посочва конкретните ви нужди на потенциалните доставчици и ги приканва да представят оферти за преглед, което ви позволява да изберете доставчика, който може да осигури най-доброто ниво на обслужване за вашия бизнес в рамките на разрешения бюджет. Макар да няма стандартизиран формат за писане на заявки, тези инструкции стъпка по стъпка ще ви помогнат да създадете ефективен и ясен ППП за всякакви бизнес нужди.
Елементи, от които се нуждаете
-
Компютър с програма за текстообработка
-
Принтер (за изпращане по пощата)
-
Хартия (за изпращане по пощата)
-
Пликове / пощенски пратки (за изпращане по пощата)
-
Достъп до интернет (за изпращане по имейл)
Определете нуждите си. Искате да прекарате известно време, за да определите точно какво искате и колко сте готови да платите за него. RFP ще обхване както вашите нужди „трябва да имате“ (вашите изисквания), така и вашите „нужди“ (вашите желания), но уверете се, че сте идентифицирали какво трябва да достави или предостави доставчик, за да придобие своя бизнес., Това е съществена част от процеса - ако не можете ясно да определите нуждите си, няма да получите обратно предложения, които да отговарят на тези нужди.
Начертайте скица. Отново, макар че няма твърди и бързи правила за това как да съставите RFP, предоставете най-точната и конкретна информация, която можете. Най-малкото вероятно ще откриете, че използвате заглавия на раздели, които включват въведение (не само въведение във вашата компания, но и за проекта / необходимостта и как бихте искали да се обърне внимание на тази нужда), изисквания („трябва“) -to-haves ”), критериите за подбор, които ще използвате, за да определите на кого ще присъдите офертата, бюджета (колко сте готови да похарчите) и сроковете (колко бързо се нуждаете от това). Може да откриете, че ще добавяте или изваждате секции, както е необходимо за вашия конкретен RFP, или дори добавяте подсекции за допълнителна информация, която продавачът трябва да знае преди оферирането.
Оформете раздела си за изисквания. Това обикновено е най-дългият раздел и този, който изисква най-голямо внимание. Уверете се, че сте описали какво трябва да направите, а не как се нуждаете от това - освен ако процесът не е специфична и съществена част от проекта. Също така, използвайте ясни думи, за да разграничавате вашите “трябва да притежавате” (използвайте воля, трябва и изискват) и “хубави да имат” (може, може и незадължително).
Напишете своя RFP. Можете да търсите онлайн за примерни RFP, ако имате блока на писателя.
Проверка на правописа и корекция на Вашия RFP. В някои отрасли, една неправилна десетична точка може да направи огромна разлика.
Изпратете своя RFP. Можете да го изпратите по пощата или да го изпратите по имейл на потенциални доставчици, с които сте запознати, или да я предоставите по друг начин, като например поставянето му на уебсайта на фирмата ви.
Изберете печелившата оферта.
Съвети
-
Подгответе своя RFP 8 - 10 седмици преди да имате нужда от проекта или услугата. Това дава време за предложения да филтрира и да направи възможно най-доброто решение.
Решете предварително какви критерии за подбор ще използвате, за да определите печелившата оферта. Всички компании имат различна сила и ще адаптират предложението си да играят с тези силни страни. Търсите ли най-добрата цена, най-опитният доставчик или най-бързото време за изпълнение?
Можете да изискате от продавачите да подготвят предложенията си по определен начин или във формат, но да им кажете това изискване в RFP.
Внимание
Продавачът обикновено плаща, за да подготви собствено предложение / оферта като обичайна практика в повечето индустрии. Въпреки това, може да искате да изясните това ясно във Вашия RFP.
