Ако сте в комисия и трябва да изготвите доклад, за да обсъдите Вашата среща, е важно да сте сигурни, че сте подготвени за срещата и да разберете основите на това как да напишете доклад на комисията. След няколко стъпки може да ви отведе от начало до край и ще имате пълен доклад, готов да даде на индивида или групата наблюдение на напредъка на вашата комисия.
Донеси с вас писалка и хартия или лаптоп на заседанието на комисията. Направете запис на датата, часа, присъстващите, включително заглавията и продължителността на срещата. Запишете темите в дневния ред и това, което може да се обсъжда без определено време. Забележете кой се съгласи и кого не е съгласен, причината и друга важна информация, която се е случила по време на срещата. Ако не е постигнато съгласие по темата на комисията и комисията реши да внесе дискусията до бъдещо заседание, уверете се, че сте взели под внимание това и комисията ще се срещне отново по темата.
Разработете доклад от бележките си, който преглежда срещата по-подробно, като предоставя цялата информация в организиран формат. Може да искате да започнете с титулна страница, която включва датата, часа, продължителността на срещата и кой присъства.
Продължете, като напишете първата тема на заседанието на комисията, както и подробна информация за това какво е обсъдено и какво е решено, включително информацията за гласовете на комисията. Преминете през всяка тема и направете същото. В зависимост от вида на комисията и причината за срещата, може да искате да включите потенциални рискови фактори, ако дадено действие не бъде последвано или ако дадено действие не е определено. Напишете кога комисията ще се срещне отново. Напишете списък на тези, които ще получат доклада в долната част на списъка.
Прочетете доклада, за да се уверите, че документът не съдържа препинателни и граматични грешки. Проверете доклада на комисията, за да се уверите, че съдържанието е точно и проверете отново с бележките си. Проверете документа, ако е необходимо, преди да приключите с пълния доклад за срещата.
Направете копия и предоставете доклада на присъстващите, както и на борда на директорите, други комисии, мениджъри или други, ако това е уместно.
Съвети
-
Ако предпочитате да запишете събранието, уверете се, че имате разрешение на всеки член на комисията, преди да запишете срещата.
Внимание
Избягвайте да поставяте в доклада информация, която се изключва от темата, за да се избегне пълнене, и да се придържате към фактите. Ако някой в комисията започна да говори за децата си, например, не го включвайте, освен ако не се отнася до някаква работа, която комисията прави, като например програма за четене на деца.
