Понякога има моменти, когато е възможно да се визуализира как се прави нещо, по-лесно да се разбере. Процесните диаграми идентифицират всяка стъпка в процеса в писмена форма, подобна на картата. Процесните диаграми могат да бъдат особено полезни, когато организациите искат да рационализират работния процес. Блок-схемата позволява на лицата, вземащи решения, да идентифицират всяка стъпка в процеса и да видят взаимодействието на стъпките. Процесната схема е нещо, което може да бъде постигнато във всяка организация.
Елементи, от които се нуждаете
-
Място за срещи
-
хартия
-
Моливи
-
Бяла дъска с маркери
-
"Бележки за публикуване"
-
Софтуер за текстообработка
-
Софтуер за блок-схема
Съберете членовете на екипа в тихо пространство за срещи. Пространството трябва да бъде достатъчно голямо, за да могат членовете на екипа да се движат, адекватно уединени, така че дискусията да не влияе на останалата част от офиса и да има бяла дъска за показване на потока от процеси, както е обсъдено. Всеки член на екипа също трябва да има бележки от хартия / молив и "да го напишете".
Информирайте екипа на процеса, който трябва да бъде очертан. Накарайте екипа да обмисли всички стъпки в процеса. Напишете стъпките на бялата дъска. Не се притеснявайте за това кои стъпки са първи или последни - просто напишете всяка стъпка в процеса. Когато са изброени всички стъпки в процеса, стигнете до консенсус с екипа, че всяка стъпка е записана. Напишете всяка стъпка надолу върху отделна бележка „напишете го“. Изтрийте бялата дъска.
Решете коя стъпка започва процеса. Закрепете стъпката на дъската в далечната лява страна. Решете коя стъпка завършва процеса. Закрепете тази стъпка от дясната страна на дъската. Определете втората стъпка в процеса и я поставете вдясно от първата стъпка. Продължете този процес с всяка стъпка, докато всички стъпки в процеса се поставят в последователността им от първата стъпка отляво до последната стъпка в дясно. Този процес обикновено отнема известна степен на възприемане сред членовете на екипа, за да се постигне консенсус.
Задайте подходящи символи на всяка стъпка в процеса. В началото и в края на процеса се използва овален символ. Напишете овал над бележката "след него" на първата и последна стъпка от процеса. Всяко последващо действие се идентифицира с квадрата. Всяко решение се идентифицира с диамант. Елате да постигнете консенсус с всеки член на екипа за какъв тип символи отива. Когато сте готови, изчертайте линии от всяка бележка към следващата бележка в процеса.
Анализирайте диаграмата. Повечето процеси могат да бъдат направени по-ефективни, след като процесът може да бъде видян на графиката. Проверете за дублиращи се стъпки или ненужни спирания на работния поток, като одобрения на мениджъра или ненужни презаписвания.
Използвайте софтуера за текстообработка или софтуера за съставяне на графики, за да направите постоянно копие на процеса на работния процес. Запазете диаграмата на процеса като начало за бъдещи подобрения на потока от процеси.
