Когато стартирате нова организация, изграждате екип или определяте проект, важно е да знаете каква е целта и обхвата. Документът, използван за изясняване на това, се нарича хартиен документ.
Какво представлява Документът за Хартата?
Хартата е официален документ, който е като пътна карта за това какво е предназначена да бъде една организация, екип или проект. Тя включва кой е ангажиран, какви са целите, кой има властта и над какво и кой и дали има жизнен цикъл за групата или проекта, когато той е завършен.
Историческо упражнение
Документи за хартата съществуват от Средновековието. Магна Харта, която датира от 1215 г., изяснява ролята на краля на Англия при установяването на права за бароните, другите собственици на имоти и църквата.
През цялата история харти се оценяват като документи, разграничаващи организационни и проектни права, както и това, което трябва да бъде постигнато. От чартърни компании, надарени с кралски правомощия, тъй като те откриват новия свят чрез документи, диктуващи колониални права, вчерашните харти са сходни в рамките на днешните организационни документи.
Какво представлява Хартата на проекта?
Хартата на проекта не само определя амбициите и участниците в даден проект; тя защитава екипа от ужасяващ „обхват на пълзене“, който вижда много проекти да станат непокорни.
Преди плана на проекта се изготвя харта; тя описва целите и целите на проекта. Той също така включва фона на проекта, обяснява неговата цел и какво трябва да постигне. Хартата очертава обхвата на проекта и посочва какви са резултатите, задачите на които екипът е отговорен и работните места, от които не се очаква екипът да работи. Последното е от решаващо значение за предотвратяване на „пълзенето на обхвата“, което може да доведе до все по-големи отговорности, които в крайна сметка могат да застрашат крайните срокове.
Хартата трябва също да диктува ръководството, заинтересованите страни и членовете на екипа. Тя ще очертае критичните дати в проекта и бюджета, заедно с рисковете и предположенията, както и зависимостите и ограниченията. Тя трябва да изясни нивото на правомощия на ръководителя на проекта, включително дали те могат да наемат или уволняват персонал. И накрая, той трябва да създаде план за комуникационна игра, включващ параметри за това колко бързо се очакват отговорите на заявките.
Хартата на проекта е предназначена да бъде подписана от основните заинтересовани страни и от ръководството. Тя трябва да намали неправилната комуникация и да даде силна насока за живота на проекта. Също така се смята за начин за „продажба“ на проект на ръководството за одобрение.
Писане на добра харта на екипа
Подобно на проектната харта, екипната харта трябва да постига същите неща за всеки отбор. Неговите компоненти са сходни, но се прилагат по-скоро към екипа, отколкото към проекта.
Тя ще обясни защо екипът се създава и какви проекти ще ръководи, като очертава целите за бъдещето на екипа и изяснява параметрите за измерване на успеха на екипа.
Хартата ясно ще посочва ролята - кой е отговорен, какво включва техният орган, кои са членовете на екипа, какви умения всички те носят на масата и как най-добре ще се използват тези умения. Документът ще проучи бюджета, отпуснат на екипа, както и ресурсите, с които разполагат. Също така, той установява как ще бъдат предприети вътрешни одити и прегледи за напредъка по проектите на екипа, заедно с изпълнението на екипните оценки и честотата на тези проекти. Трябва да се очертаят и методите за комуникация и очакванията.
Добрата харта на екипа трябва да помогне да се сведе до минимум несъвместимостта и да поддържа екип фокусиран върху целите си.
Хартиите като ръководни сили
Документът за хартата изяснява структурите на властта, установява комуникационни планове и служи като приблизително ръководство за бюджети и разпределения. Всичко това може да се възприеме като проблем, преди да започнат. Но Хартата помага за защитата на проекти и екипи, като определя насоки и ясни стремежи, както и ограничения на очакванията и ролите. Добре написана харта ще осигури и защити обхвата на екипите, проектите и организациите.
