Писането на политика за закупуване може да изглежда като загуба на време, особено в една малка фирма. Но ако имате формална политика, която всички служители разбират, това ще ви помогне да похарчите разумно своите оперативни пари. Докато растете, писмени политики ще станат критични за вашия успех. Напишете политиката си за покупка с тези, които ще я използват. Ако те не са в състояние да разберат политиката, или ако процесът е твърде сложен или тромав, служителите ще станат разочаровани и е по-вероятно да правят грешки или да пренебрегват политиката, за да си свършат работата.
Решете кой ще има право да прави покупки от името на компанията. Задайте всички ограничения за органа за закупуване и определете кой ще одобрява покупките през тези граници.
Напишете указания за избор на доставчик. Определете как ще работи тръжният процес и колко оферти трябва да бъдат получени за всяка възможност. Обяснете всички критерии, които купувачите трябва да използват, за да оценят офертите. Критериите могат да включват цена, качество, застраховка, продължителност на операцията на доставчика и др.
Посочете обстоятелствата, при които служителите могат да сключат договор. Очертайте процеса за одобрение на договора и възложите орган за подписване на договора. Задайте максимален договорен лимит. Определя колко често трябва да се оценяват договорите за редовни услуги.
Задайте правила за приемане на подаръци и ястия от продавачите. Някои компании позволяват храна, но не и подаръци, докато други компании позволяват подаръци до определена стойност в долари. Някои компании позволяват групови подаръци, но не и лични подаръци, а някои забраняват даването на подаръци изцяло.
Изготвяне на политика за конфликт на интереси. Някои фирми забраняват на служителите да купуват от продавачи, в които те притежават интерес: други разширяват забраната за компании, в които близък приятел или член на семейството притежава интерес. Трети не прилагат такова ограничение.
Създайте указания за поверителност. Посочете какъв вид информация се счита за поверителна и определяте период от време, през който служителите, които притежават тази информация, са забранени да я освобождават.
Обяснете системата за поръчка. Дайте инструкции за писане и издаване на поръчки за покупка. Ако компютърната ви система ви позволява да зададете минимални нива на запасите и да закупите предупреждения при достигане на тези нива, обяснете как да направите това. Ако вашият бизнес складира стоки с помощта на бар-кодиране или друга компютърна система, дайте инструкции за промяна на съществуващи продукти и за създаване на нови.
Документирайте политиката, която другите служители, като например приемащия персонал, ще използват, за да информират агентите по покупките за липсващи, повредени или неправилни пратки.
Съвети
-
Може да поискате адвокат да преразгледа всеки договорен документ, преди да го подпишете.
Отпечатайте политики върху хартия с лого.
Внимание
Публично търгуваните дружества обикновено имат строги политики за конфликт на интереси. Консултирайте се с адвокат, ако пишете политика за закупуване на публично дружество.
