Писмените директиви към служителите често са по-полезни от вербалните инструкции. Писмо, съдържащо подробности за нова политика или процедура, дава на служителите документ за бъдещи справки. Освен че им помага да си спомнят как да следват нова процедура, писмото за директива изпълнява законовото изискване за предоставяне на официално уведомление за нова политика, предвидена от закона. Например в началото на 2011 г. много градове въвеждат забрани за тютюнопушене, които засягат предприятията в района. Отговорност на работодателя е да информира работниците как да спазват новата политика за тютюнопушене.
Поставете фирмените бланки в принтера. Тази директива е официална нотификация, а бланката ще подсили официалния характер на информацията.
Въведете пълната дата. Винаги трябва да включите датата в дадена директива, тъй като тя определя времето за уведомяване. Прескачане на линия.
Напишете името на получателя и нейния адрес, ако директивата е предназначена само за едно лице. Ако това е чисто писмо до всички служители, пропуснете името и адреса.
Тип "Уважаеми служители", последван от двоеточие, ако писмото е към всички служители. Напишете конкретно име, ако става дума за едно лице.
Започнете писмото с директно изявление за това, за какво се отнасят инструкциите. Дайте съответните подробности за политиката или процедурата, като например кога ще влезе в сила и кой е засегнат от политиката.
Избройте стъпките за изпълнение на задачата или за спазването на новата политика. Използвайте ясен и лесен за четене език, който служителите могат да следват.
Обяснете как тази нова политика ще бъде от полза за получателя (ите) и ще благодари за тяхното сътрудничество. Обяснете какво ще се случи, ако един служител реши да не спазва директивата.
Дайте съответните крайни срокове или информация за контакт в последния параграф. Опишете метода за оценка на съответствието на служителите, ако е приложимо. Предложете да отговорите на всички въпроси, които получателите могат да имат.
Затворете писмото, като напишете уважение и въведете пълното си име и заглавие. Подпишете над въведеното име.
Накарайте друг надзорен орган да прочете писмото, за да се уверите, че не сте пропуснали никаква информация.
Изпратете писмото / ите по пощата. Ако директивата е резултат от промяна в даден закон, помислете дали да поискате потвърждение от подписващия (ите), за да докажете, че директивата е получена.
