Добрата информация е от решаващо значение за успеха на всяка организация, било то голяма корпорация или благотворителен проект. Организация, която няма ясна представа за собствените си силни и слаби страни, не може да формулира стратегия за подобряване на работата. Ключовите показатели за ефективност, наречени KPI, са мерки за напредък към предварително съгласувани от организацията мисии, визия и критични фактори за успех, наречени CSF, които са записани в стратегически план. KPIs измерват спрямо един бенчмарк, за да предоставят ясни данни, като по този начин помагат на организацията да се движи по-ефективно.
Количествено измерими резултати
KPIs предоставят полезна информация, тъй като те винаги са измерими и количествено измерими. Например, ако една от идентифицираните КЧС на дадена хотелска фирма поддържа високо ниво на заетост през годината, КПИ ще бъде процентът на заетост на помещенията, измерен на седмична база, използвайки предишната година като показател.
Привеждане в съответствие с общи цели
Често е трудно да се поддържат всички отдели или екипи в една организация, които са подредени и работят за постигане на общи цели. След като мисията, визията и CSF на организацията са написани в стратегически план, KPIs разбиват сложната информация в разбираеми показатели, които осигуряват постоянна обратна връзка за напредъка на организацията. Комуникацията на напредъка към КПИ поддържа всеки човек напред в една и съща посока.
Платформа за бъдещи стратегии
Получената от КПИ информация предоставя платформа за бъдещи стратегии. Ако CSF за хотелска фирма е пълна заетост на стаята през цялата година, нейният KPI за определяне на процента на заетост през годината ще покаже на мениджмънта периодите от време, в които той трябва, например, да увеличи рекламата или да предложи отстъпки. Успехът на тази нова стратегия може отново да бъде измерен с помощта на KPI. С течение на времето използването на KPIs за постигане на CSF ще подобри работата и силата на организацията.
Стимули за лично представяне
KPIs често са свързани с стимули. На екипите или отделните лица се предлага стимул да подобрят своите КПИ до определено ниво през определен период от време. За да бъде това успешно, КПИ трябва да бъдат ясно разбрани и измерими, а докладването трябва да бъде точно. Информацията, предоставена от КПИ, дава възможност на хората да подобряват личното си представяне заедно с това на организацията.
