Случаите се случват. Понякога резултатите са незначителни; някои аварии, като развалини на влакове или самолети, разливи на химикали или други вещества или експлозии, могат да имат драстични последици. Вследствие на такъв сериозен инцидент обществеността има право да знае какво се е случило и какво се случва, за да се оправи всичко, което се е случило. Отделът за връзки с обществеността на компанията може да предостави на медиите първоначална декларация, която съдържа основните факти за инцидента и дава възможност на хората да знаят, че се занимавате със ситуацията. Декларацията трябва да бъде внимателно написана на ясен и кратък език.
Назначава лице, което да изготви и / или предаде изявлението за държането на медиите. Обикновено фирмите наемат служители за връзки с обществеността, за да се справят с тези въпроси. Разбирате обаче, че медиите може да се наложи да чуят от реалните в компанията, като собственика или главния изпълнителен директор.
Започнете изявлението си, като изразите загрижеността си за всички жертви и вашата съпричастност към ситуацията.
Посочете основните факти за инцидента. Според SAE Communications, вашето твърдение трябва да отговаря на основните въпроси за случилото се, кой е участвал, кога се е случило, къде се е случило и защо се е случило. Не замазвайте и не пренебрегвайте нито една от тези точки. Ако има факти, които не са готови да бъдат споделени, обикновено можете да обясните причината за това; например, искате да уведомите семействата на жертвите, преди да публикувате техните имена. По същия начин можете да откажете да обсъдите причината за инцидента по какъвто и да е начин, докато резултатите от разследването не приключат.
В повечето случаи на сериозна злополука или инцидент компаниите не оперират самостоятелно, а си сътрудничат с първите служители и други организации, обикновено свързани с правителството. Споменаването на тези агенции и видът на участие е важна новина, а също и спомага за облекчаване на страховете като цяло - повечето хора се успокояват, като знаят, че агенциите за реагиране при извънредни ситуации са включени, когато възникнат извънредни ситуации.
Дайте времева линия за това кога отново ще се обърнете към медиите и как медиите могат да се свържат с организацията за повече информация. Обяснете, ако и кога ръководството на компанията, като главния изпълнителен директор, ще бъде на разположение за решаване на въпроси и опасения.
Внимание
Не спекулирайте или размишлявайте за това, което не знаете, и не възлагайте вина. През есента на 2014 г. пациент, инфектиран с ебола, бил неправилно освободен от болница в Далас. В ранните си изявления болницата обвини сестрите за освобождаването им; когато две медицински сестри, участвали в грижата на пациента впоследствие, са били заразени, болницата предложи да са нарушили протокола. Болницата оттегли тези обвинения пред лицето на допълнителна информация, която подсказва, че сестрите не са направили нищо лошо, и че всъщност медицинският персонал е отговорен за грешките, но дотогава репутацията му е била силно опетнена.
