Една от причините, поради която проектите не са завършени навреме или струват повече от очакваното, е, че въпросите на критичния контрол не са разгледани. Разберете ключовите въпроси, свързани с контрола, с които се сблъсквате, и настройте проекта си с подходящи контроли, за да се уверите, че вашият проект е успешен.
Управление на промените
Искане член на висшето ръководство да обяви проекта на всички заинтересовани страни, защо е стартиран проектът и въздействието върху засегнатите. Като включите засегнатите, ще получите по-малко съпротивление на промените.
Списъци
Уверете се, че вашият проект започва навреме и че задачите се изпълняват своевременно. За да се уверите, че вашият проект завърши до планираната дата на завършване, използвайте метода на критичния път. Този метод определя критични и некритични задачи, които влияят на своевременното завършване на проекта.
Разходи
Разбийте бюджетните разходи на лесни за проследяване категории. Уверете се, че разходите се записват веднага след като са направени, за да имате ясно разбиране за действителните разходи. Инструктирайте членовете на екипа по проекта, които отговарят за одобряването на сметките; в противен случай разходите могат бързо да се увеличат.
Изисквания
Използвайте структуриран подход за определяне на изискванията, така че представеният проект да отговаря на очакванията на заинтересованите страни по проекта. Например, ако изискванията за нова компютърна система само определят докладите, които ще бъдат изготвени, но не и основните данни, които трябва да бъдат отчетени за изготвянето на тези доклади; завършената система може да не е в състояние да произведе посочените отчети.
Вместо да изчаквате до края на проекта да постигнете желаните от заинтересованите страни, осигурете междинни резултати, за да сте сигурни, че Вие и заинтересованите страни са съгласни с напредъка на проекта. Изчакването до края на проекта за обмен на информация с потребителите може да доведе до преразход на разходите по проекта, ако трябва да се направят промени в това, което е било доставено.
комуникации
Уверете се, че комуникациите с екипа на проекта и заинтересованите страни са ясни и разбираеми. Прекъсванията в комуникациите могат бързо да провалят проекта и да повлияят на морала на членовете на екипа.
Персонал
Уверете се, че разполагате с персонал с хора, които притежават всички необходими умения, необходими за постигане на целите на проекта. Имате ежеседмични срещи с персонала на проекта, за да можете бързо да се справите с всеки екип по проекта или с проблеми на заинтересованите страни.
списък за проверка
Подгответе контролен списък на всички области, които трябва да наблюдавате и контролирате. Решете какво ще наблюдавате и колко често. Не забавяйте действията си по въпроси, които не са под контрол.
