В бизнеса ние сме в и извън срещите, по време на които вземаме много решения. В края на срещата, протоколите от заседанията вземат решения, за да се гарантира, че всички участници предприемат по-нататъшни действия. Протоколите от заседанията обхващат всички аспекти на срещата, от списъка на участниците и дневния ред на действията, които трябва да се предприемат, и решенията, които трябва да се вземат за следващите срещи. Използването на конкретни стъпки за определяне на протоколите от срещите ще гарантира, че вашият екип, връстници и мениджъри познават темите на дискусията и очакванията за по-нататъшни действия.
Използвайте дневния ред на срещата като насока за писане на протоколите от срещите. Дневният ред на срещата е насока за срещата. Той актуализира присъстващите и им дава възможност да знаят целите, ролята им в постигането им и какви конкретни елементи са им възложени. Тъй като срещата се основава на дневен ред, дневният ред се превръща в ръководство за съставяне на протоколите.
Накратко опишете ролята на участниците на срещата или проектите за обсъждане. Обяснете ролята на всеки участник да помогне на неприсъстващите да знаят кой е присъствал за кой отдел и за каква конкретна цел. Очертаването на ролята на участниците гарантира, че всеки човек присъства на срещата целенасочено. Ролите на присъстващите са важни за координатора на срещата и за присъстващите, така че дискусиите в срещите да продължат напред, без да са затънали в по-рано дискутирани теми.
Подчертайте целите на срещата, като ги посочите ясно. Например: да взема решения, да събира идеи или да актуализира екипа за напредъка. Целите на листингите помагат на читателите на протоколите ясно да разберат целта на срещата. Целта или задачите са това, което много висши мениджъри четат; ако не е необходимо да участват в целите, не е необходимо допълнително четене. Ако мениджърът има личен интерес от целите, той може да избере да присъства на следващата среща.
Напишете решенията, взети на срещата. Обърнете внимание на всички взети и обсъдени решения за определяне на дневния ред на следващата среща. Изготвянето на решенията дава възможност на участниците и неприсъстващите да преразгледат дали се изискват от тях последващи дейности, за които те след това могат да се подготвят. Решенията, набелязани на срещата, ще бъдат взети предвид, освен ако не е необходимо допълнително обсъждане на друго заседание, което би било само по себе си решение. Вземането и споделянето на решенията, взети по време на среща, е от решаващо значение за точните и полезни минути.
Напишете задачи "Следваща стъпка" с име на отговорно лице до тях. Тези стъпки дават възможност на координатора на срещите да се подготви за следващата среща, както и за присъстващите и неприсъстващите, за да знаят какви са отговорните за последващата среща. Това гарантира, че хората ще се подготвят за следващата среща, или като изпълнят задачите си, или ще ги делегират на някой друг, който може да ги изпълни и да присъства на следващата среща.
Изпратете проект на протоколите от срещите на присъстващите. Проектът ще даде възможност на участниците да редактират протоколите чрез актуализиране на бележки, следващи стъпки и решения. Проверката на проекта гарантира, че цялата информация е заснет правилно и че отделните лица управляват задачите, които са им възложени или отдела. Като част от проекта за преглед на проекта, дайте краен срок на всички участници в коментарите. Ако не бъдат получени промени, протоколите се считат за приети от всички страни.
Изпращайте протоколите от срещите. След като бъдат събрани всички отзиви, изпратете протоколите за срещите на всички лица, които са били поканени на срещата. Копирайте други служители или участници, които трябва да бъдат информирани. Протоколът трябва да бъде изпратен в рамките на 24 часа от края на заседанието или 12 часа преди следващото заседание, в зависимост от това кое от двете настъпи първо.
Съвети
-
Не всички данни трябва да бъдат заловени в протоколите от срещите, а акцентите са достатъчни. Протоколите от заседанията са ефективни, когато обобщават срещата с решения и отговорности. Ако подпомагате срещата, помолете някой да направи бележки за екипа.
