Протоколите от заседанията са предназначени да обобщят най-важните моменти от срещата. Целта на срещата е групата да свиква и да взема решения. Крайната цел на протоколите от заседанията по тази логика е да се обобщят точно решенията, взети по време на срещата. Протоколите от заседанията се вземат под формата на бележки, а след това се записват по-късно. За да направите процеса по-лесен, попитайте лидерите на срещата за дневен ред или обобщение на срещите. Направете план за срещи с протоколи за срещи въз основа на дневния ред на срещата.
Елементи, от които се нуждаете
-
Нещо, с което да пиша
-
Компютър (по избор)
Обърнете внимание на решенията, взети по време на дискусията. Уверете се, че не сте посочили цялата информация, свързана с окончателното решение.
Използвайте времето, когато хората обсъждат решението да вземат бележки по ключовите въпроси, които изглежда участват в дискусионния дебат. Не се безпокойте кой какво е казал.
Прочетете бележките след това и подчертайте точките, които са най-уместни за членовете. Върнете се назад и погледнете бележките за всяка уместна информация, която е спомената, отнасяща се до лидерския аспект на групата. Дискусията може да се превърне в важна тангента, като например документи или правни проблеми. Разделете тази информация и я изпратете на ръководителите на групите.
Обобщете точките, които са необходими за доброволците и другите филиали. Напишете списък с всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени на базата на решението, взето в дискусията. Ако, например, решението е да се организира набирането на средства за облекчаване на дефицит в средствата, необходими за друг проект, имайте предвид, че доброволците ще трябва да планират набирането на средства, да набират доброволци, да рекламират и т.н.
Използвайте обобщението на протоколите от срещите за имейли за членове и бюлетини.
Направете стандартен формат за протоколите от заседанията въз основа на обичайните процедури. Запазете ги, тъй като съдържащата се в тях информация може да стане полезна по-късно. Групата може да се окаже в подобна ситуация по-късно, например, когато хората, които са организирали първоначалния фонд, вече не са част от организацията. Новите членове могат да използват протоколите от срещите, за да намерят решения на проблеми, които са нови за тях.
Не забравяйте да запишете датата и часа на срещата с всяко вписване, както и резюме на целта на срещата.
Напишете протоколите от срещите в кратки блокове от едно до три изречения, така че да се чете като вестникарска статия. Това ще направи основните черти на срещата по-лесни за разбиране от читателите.
