Предприятията трябва да водят точна документация за покупките, разходите, дължимите пари и други счетоводни фактори. Традиционно, предприятията проследяват счетоводните записи ръчно, което може да отнеме време и да е скъпо за завършване. Тъй като предприятията все повече се обръщат към компютъризирани счетоводни системи, може да започнете да се чудите дали това е правилното финансово решение за вашето предприятие. Научете плюсовете и минусите на компютъризираното счетоводство, за да определите дали това може да помогне на бизнеса ви да расте.
точност
Компютъризираното отчитане намалява възможностите за човешка грешка, като създава по-малко грешки и по-голяма точност при проследяването на финансите на вашия бизнес. Тъй като компютрите изпълняват основни счетоводни функции, има по-малка вероятност простите човешки грешки да доведат до сериозни счетоводни проблеми. Точността е една от основните плюсове за компютъризирано счетоводство, тъй като компаниите трябва да разчитат на правилни изчисления, за да вземат информирани бизнес решения.
достъп
Увеличеният достъп е друг професионалист, свързан с компютъризираното счетоводство.Наличието на точни, проследими записи увеличава доверието с външни инвеститори и бизнес партньори; компаниите могат безопасно и ефективно да споделят избрани записи със съответните страни чрез споделяне на връзка, парола или електронен файл. Данните от многобройни отдели на компании могат лесно да се споделят за по-голяма прозрачност и по-голям достъп до информация по време на вземането на решения. Повече от едно лице може да преглежда и манипулира компютъризирани счетоводни документи, без рискът да се правят множество копия на чувствителни финансови документи.
отговорност
Друг професионалист за компютъризирано счетоводство е повишената отчетност. Когато счетоводните файлове се съхраняват и архивират по електронен път на външен твърд диск или компютърна система извън обекта, има по-малък риск записите да бъдат унищожени или загубени при пожар, щети от наводнения или почистване на лудост. Добре поддържаните, точни бизнес записи могат да ви спестят време и пари по време на одитите, тъй като информацията трябва да бъде лесно достъпна.
Граници
Компютъризираното счетоводство обаче има своите граници. Една причина, свързана с компютъризираното счетоводство, е, че докато софтуерните програми могат да бъдат оборудвани за провеждане на сложни оценки на финансовите отчети, все още ще се нуждаете от бизнес човек, който разбира софтуера и неговите възможности достатъчно, за да разрешава доклади. Точността остава проблем, когато хората все още въвеждат данни в задължителните полета. Заместените запетаи или десетични точки могат да доведат до сериозни грешки в счетоводството, въпреки софтуерните механизми, предназначени да улавят грешки.
Пари
Друг фактор, свързан с компютъризираното счетоводство, е скъпото при закупуването на достатъчно компютри и счетоводен софтуер. Парите, спестени от дългите часове за заплащане на служителите, за да регистрират счетоводната информация, могат лесно да бъдат загубени в сравнение с високата цена на добре обучените счетоводители, запознати със софтуера. Софтуерните компании редовно излизат с нови, актуализирани счетоводни системи, които могат да бъдат скъпи, но се считат за необходими поради уязвимостта на недостатъците на системата или достъпността на хакерите в по-старите версии.
