Не всеки служител отговаря на очакванията. Когато това се случи, трябва да напишете дисциплинарно писмо или официално да прекратите писмено лицето. Някои служители могат да се окажат далеч от очакванията ви да се ядосате, но все още трябва да напишете дисциплинарно писмо с професионален тон, защото писмото е фирмен запис и начинът ви се отразява върху компанията. Не съчетавайте липсата на професионализъм на служителя, като действате по непрофесионален начин.
Въведете датата. Прескочете дадена линия и въведете името на служителя и домашния й адрес на отделни редове. Прескочете допълнителен ред и напишете "Уважаеми господин / господа. (Фамилия)", последвано от двоеточие. Дори и да сте на първо име с служителя, трябва да направите допълнително усилие да бъдете професионалист в ситуация, в която служителят изисква дисциплина. Използването на фамилията също ви помага да създавате разстояние, което е полезно, когато новината е отрицателна.
Започнете писмото, като обясните на служителя, че неговото изпълнение на работното място не е изпълнило очакванията, и след това подробно описа проблемите с неговото изпълнение по професионален и неемоционален начин. Ако е приложимо, посочете датите и часовете на големи инциденти, като закъснение или инциденти. Обърнете се към всички специфични правила, които служителят е нарушил.
Обяснете какво ще се случи по-нататък. Ако дисциплинирате служителя, обяснете, че това е нейното първо предупреждение и че последващите престъпления ще заслужават допълнителни предупреждения с по-тежки последици, като спиране или уволнение. Ако прекратявате работата на служителя, посочете датата на влизане в сила на прекратяването и всякаква допълнителна информация, от която се нуждаете, например когато очаквате да напусне офиса си.
Предоставете информация за контакт, в случай че той има някакви въпроси, и очертайте процес на обжалване, ако имате такъв. Благодарим на служителя за неговото сътрудничество и ако е подходящо, му кажете, че го желаете добре в бъдеще.
Затворете писмото, като напишете "Искрено" и пропуснете три интервали от редове. Въведете името си. Отпечатайте писмото на фирмените бланки и подпишете името си над въведеното име.
