Закупуването е отдел във финансовия отдел на компания, която гарантира, че доставките и материалите, изисквани от други отдели, се доставят ефективно. Всичко, което е поръчано за всеки отдел, трябва да минава през отдел за покупки. Въпреки че компаниите имат различни насоки за закупуване, всички компании имат стандартни процедури за закупуване.
Поръчки за покупка
Всяка услуга, материал или доставка, поискана от всеки отдел, трябва да бъде подадена като поръчка за покупка. Тази поръчка за покупка е счетоводен номер, за да се гарантира, че на продавача или доставчика се заплаща правилната сума. Броят също проследява поръчката, за да се увери, че е получена своевременно, както и в желаното качество и необходимото количество. Поръчката за покупка се използва и от доставчика или доставчика при фактуриране на компанията след доставката на поръчката.
Закупуване на цитати
Отделът за покупки отговаря за намирането на заявения продукт, услуга или доставки. Агентът за покупки открива различни доставчици, иска котировки и решава кой доставчик отговаря на нуждите на заявките на отдела. Процедурата за закупуване очертава процеса, чрез който отделът за покупки прави заявки за оферти от доставчици и доставчици. Всеки ръководител на отдел трябва да информира отдел „Купуване“ за точната необходима позиция, спецификата на желаните елементи и количеството, необходимо за работата на съответния отдел.
Процедура за мониторинг
След като отделите са предоставили на отдел „Купуване“ информация за необходимата услуга, доставки или материал, агентът по закупуване наблюдава поръчката по време на целия процес. Присвоеният на поръчката агент по закупуването трябва да се свърже с доставчика в случай на промяна или актуализация и наблюдение на поръчката, докато не бъде получена. След като стоката е получена, отделът за покупки гарантира, че поръчката е правилна и в рамките на договорените спецификации.
