Отминаха дните, в които счетоводителите използваха книги от хартия и остри моливи, за да записват счетоводните записи. Компютъризираното счетоводство е станало често срещано явление в много фирми, от компаниите от Fortune 100 до целия бизнес.
Благодарение на интернет и наличието на онлайн и настолни системи, разходите за счетоводен софтуер са стигнали надолу, а някои доставчици дори предлагат намалени онлайн счетоводни системи без разходи. Въпреки че тези системи могат да имат някои ограничения, като например да не са в състояние да проследяват запасите, те обикновено предоставят достатъчно функционалност за по-малки или базирани на услуги предприятия, като консултантски и други фирми, свързани с услуги.
Какво е компютърна счетоводна система?
Компютъризираната счетоводна система се състои от софтуер, предназначен да проследява всички счетоводни транзакции на вашата компания, с цел да се получи финансова продукция за месечни отчети, годишни финансови отчети, информация за данъчна декларация и други конфигурации на доклада, използвани за анализ на операциите, ефективността и рентабилността на вашата компания.
Докато безплатните или евтини онлайн софтуерни системи не предлагат много възможности за персонализиране на конкретния ви бизнес, по-големите компании често използват компютъризиран софтуер за счетоводна система, който е инсталиран на сървърите на мейнфрейм компютрите на компанията и са достъпни за няколко потребители.
Този тип широкомащабен компютъризиран счетоводен софтуер често идва с голяма степен на персонализация. Фирмите могат да разполагат със софтуера, предназначен за приемане на различни валути, търговски дружества, разположени в различни части на света и клонове на компанията, която продава различни набори от продукти. Също така, той може да бъде персонализиран, за да произвежда масив от финансови отчети, които изчисляват ключовите показатели за ефективността, специално насочени към индустриалните и оперативни показатели на компанията.
Кой използва компютъризирани счетоводни системи?
Изглежда, че почти всеки в бизнеса може да използва компютъризирана счетоводна система в наши дни заради разнообразието от решения, достъпни за нуждите на почти всякакъв размер и тип компания. Например, много популярен счетоводен софтуер, Quickbooks, е бил използван от много години от редица компании от малки до средни. Компанията предлага както онлайн, така и настолни версии на софтуера си, а софтуерът побира прилична сума за персонализиране на сравнително икономична цена.
Настройка на системата
Работата по създаването на компютъризирана система за счетоводен софтуер варира в зависимост от размера и структурата на вашия бизнес. Например, ако работите като консултант без служители, може веднага да започнете да използвате онлайн счетоводен софтуер, за да записвате часовете, прекарани на клиент, да съхранявате всички имена и адреси на клиентите си, да изготвяте фактури и да записвате плащания от вашите клиенти.
Ако разрешите на клиентите да плащат в рамките на 30 дни, например, вградения счетоводен софтуер има вградена сметка за вземания, което ви позволява да записвате транзакциите и след това да виждате всичките ви дължими плащания от клиенти заедно с датата издадохте фактурата, за да видите възрастта на неизплатените си фактури.
За компания с по-сложни операции повечето софтуерни програми ви позволяват да създадете график със сметки с кодове и категории, които са уникални за вашата компания и вида бизнес. Това може да помогне за запазване на данните, организирани при запис на записи за определени бизнес единици или отдели, например. Това също така ще ви позволи да генерирате набор от финансови отчети или отчети, за да разгледате рентабилността на вашата компания от отдел или отдел, в зависимост от това как сте проектирали вашата система.
Счетоводно отчитане на паричните средства спрямо начислените в системата
Можете да записвате счетоводните си транзакции или на базата на натрупване, или на начислена основа в повечето счетоводни програми. Казано по-просто, основната разлика между наличните и начислените счетоводни системи е в наличието на вземания и задължения. Счетоводното отчитане на пари и натрупване се различава в зависимост от това как записвате времето на вашите парични постъпления от продажби и изразходвани средства за плащане на разходите.
Когато плащате за неща или плащате в брой, продажбите и разходите се записват в реално време. Когато използвате счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване, записвате продажбите, когато ги печелите, и разходите, когато ги понесете, дори ако не сте получили приходите от продажби или все още не сте платили разходите. Например, в счетоводна система с натрупване, бихте направили запис всеки месец, за да натрупате пари за застрахователна полица, която трябва да платите в края на годината. Вие бихте записали този запис в сметка на актив, наречен предплатена застраховка. Бихте записали транзакцията така, сякаш парите вече са били изразходвани, като намалявате салдото на касовата сметка на вашата компания и съответно увеличавате баланса на вашата предплатена застрахователна сметка всеки месец.
Дали данъчните декларации са в брой или на принципа на начисляването?
Добрите причини за използване на счетоводен софтуер включват функциите за събиране на данни и отчитане. Когато настъпи данъчното време, софтуерът ви улеснява да натрупвате данни за приходите и разходите си, за да изпълните точно и ефикасно федералните и държавни данъчни декларации на фирмата.
Счетоводните данни, които използвате за попълване на данъчната Ви декларация, могат да бъдат на парична основа или на начислена основа, в зависимост от големината на Вашата фирма и метода на отчитане, който сте избрали да използвате. IRS има определени правила, които ще ви помогнат да решите дали паричните средства или счетоводството на базата на текущо начисляване отговарят най-добре на вашия бизнес.
Например, ако фирмата ви печели по-малко от 1 милион долара приходи всяка година, можете да използвате касовия метод на счетоводство. Ако все пак имате инвентар, данъчните служби изискват от вас да използвате счетоводна отчетност на базата на натрупване за частта от инвентара на вашия бизнес. С няколко изключения, ако вашият бизнес е корпорация C, IRS изисква от вас да използвате счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване, така че да подадете данъчната си декларация на базата на текущо начисляване.
Когато фирмата ви подаде първата си данъчна декларация, ще изберете метода за парични средства или натрупване. IRS изисква от вас да изберете който и да е метод, който дава най-пълна и точна представа за приходите и разходите на вашата компания. Той също така изисква да използвате същия метод от година на година. В противен случай става много трудно, ако IRS трябва да сравни текущите ви данни с историческите ви цифри. Ако решите да промените счетоводния си метод, трябва да използвате формуляр 3115 на IRS, за да поискате разрешение.
Функционалност на системата
Компютъризиран счетоводен софтуер може да бъде голи кости, предоставяне на основите на счетоводството, или можете да използвате пълноценно софтуерно решение, което предлага не само счетоводство, но също така управление на инвентара, проследяване на дистрибуцията, проследяване на производството и работата в прогрес, управление на взаимоотношенията с клиенти, време и управление на проекти и др.
Поради продължаващата еволюция на софтуера, счетоводните пакети могат да направят повече от ежедневните транзакционни задачи и да ви освободят, за да извършвате друга работа с добавена стойност във вашия бизнес.
Струва си да мислите напред, как си представяте растежа на вашия бизнес и да сте сигурни, че счетоводният ви софтуер е мащабируем, което означава, че той може да побере допълнителни сметки, допълнителни бизнес единици и да може да се справи с по-голям брой рекламни единици или да се свърже с баркод от трета страна. софтуерна система, наред с други неща. Ако работите на дребно, например, можете да направите касовите си операции автоматично записани в счетоводен софтуер в зависимост от избраната от вас система, като използвате скенер за баркод и кодирани маркери за продукти, за да въведете информацията в системата.
Професионалисти в областта на счетоводния софтуер
Използването на счетоводен софтуер предлага на вашата компания няколко ползи. На първо място, структурата и дисциплината на компютъризираната счетоводна система гарантират, че вашата компания може да представи точни финансови отчети. Това е особено важно, ако фирмата ви трябва да ги предостави за външни цели, като банково финансиране, или ако трябва да представите финансовите си отчети в съответствие с общоприетите счетоводни принципи (GAAP).
Счетоводният софтуер може да спести време, особено ако искате да създадете бюджет или прогноза. Трябва само да генерирате отчет за историческите си данни и да го проектирате с няколко промени, за да изготвите бюджета или прогнозата за следващата година.
Можете също така да рационализирате и да добавите ефективност към цялостния си счетоводен процес, особено ако можете да обучавате административни служители, за да помогнете с някои от по-рутинните счетоводни задачи, като например въвеждането на сметки в платежната система.
Когато генерирате фирмени фактури, вашият счетоводен софтуер автоматично добавя сумите към баланса на вземанията на фирмата ви. Цялата тази функционалност, работеща заедно в рамките на един и същ счетоводен софтуер, намалява грешките и ви помага да се уверите, че не оставяте никакви транзакции да пропуснат пукнатините.
Софтуерът против
Няколко недостатъка съществуват за използването на компютъризирани счетоводни системи, въпреки че те все още имат повече смисъл от това да държите книгите си с хартия и молив. След като разберете потенциалните недостатъци, можете да предприемете стъпки, за да сте сигурни, че тези проблеми не стават проблем във вашия бизнес. Счетоводните системи могат да бъдат сложни и донякъде трудни за персонала. Счетоводният пакет на баребоните може да е правилен, ако вие или вашият персонал нямате желание или изискване да разберете нюансите и подробностите в счетоводството.
Ако имате по-утвърдена компания или такава със сложна структура, която включва рекламни места, незавършено производство, няколко бизнес обекта и вътрешнофирмени транзакции, например, вашата компания ще изисква много по-сложна счетоводна система, заедно с по-добре обучени. персонал, който да го управлява.
Може да имате текущи разходи за счетоводна система. Ако например изберете онлайн версията на QuickBooks, ще имате текуща месечна такса. По-големи софтуерни пакети, особено тези, инсталирани на сървъра на фирмата ви, често таксуват лицензи. Например, кажете, че вашата компания има 10 души, които трябва да имат достъп до вашата счетоводна система. Доставчикът на софтуер може да ви таксува еднократна, годишна или месечна такса за всеки потребителски лиценз в допълнение към основната цена за покупката на софтуера.
Както при всеки софтуер за каквато и да е цел, разработчиците постоянно подобряват и актуализират софтуера, така че той може да се развива с промени в изчисленията или промените в полето. Поради това очаквайте периодично прекъсване, особено ако използвате онлайн базиран софтуер и правите редовни архиви за данни важна част от вашата счетоводна система.
Направете вашите изследвания при избора на подходящия компютъризиран счетоводен софтуер за вашата компания. Не е забавно, когато извършвате цялата работа по внедряването на софтуера и зареждате данните си, но след година-две можете да откриете, че избраният от вас софтуер има твърде малко функции и не може да приспособи нарастващия ви бизнес или има твърде много външни функции което го прави по-сложно, отколкото трябва да бъде.
Обслужването на клиенти е друг решаващ елемент, така че изберете компания, която може да ви предостави, за предпочитане, 24/7 поддръжка и жив човек, за да говори с, а не просто онлайн база знания. Също така имайте предвид, че ако използвате счетоводна система, базирана на облак, чувствителната финансова информация може да бъде изложена на онлайн хакери, така че предприемайте стъпки, за да защитите интернет връзката и данните на вашата компания.
Надграждане на системата
Ако сте започнали бизнеса си с помощта на скъсан счетоводен софтуер или дори ръчна счетоводна система, в даден момент може да решите да надстроите компютъризираното си счетоводство, за да пренесете бизнеса си на следващото ниво. За да направите прехода безболезнен и да настроите компанията си за счетоводен успех, помага да се направи някаква подготвителна работа, преди да преминете към нов пакет счетоводен софтуер.
Започнете с почистването на вашите исторически данни, защото ако имате счетоводна информация, която съдържа неправилни, неправилни входове или непълна информация, тези грешки ще се пренесат в новата ви система и ще ви затруднят да имате почтеност в счетоводните си книги.
Преминете към новата си система в края на годината или поне в края на една четвърт, за да можете да имате чиста крайна дата. Това ще ви помогне в бъдеще, когато трябва да погледнете назад към определени исторически сделки. След това прегледайте сметките на фирмата си за всякакви грешки и добавете нови сметки, ако е необходимо. Прегледайте списъка с клиенти, списъка на доставчиците, списъка на служителите и всички други списъци, съдържащи се в счетоводния си софтуер, които могат да включват стари, неизползвани сметки или дублирани записи.
Накарайте вашия счетоводител да извърши одит на всяка сметка в главната книга в пробния баланс на вашата фирма, за да провери дали балансът на сметката е наистина точен. Вашата нова система може да не е в състояние да приспособи подробностите зад тези транзакции, което означава, че ако пренасяте баланс по сметката, съдържащ грешки, няма да имате никаква информация в новата система, за да помогнете за разрешаването на грешки или неточности. Накрая, консултирайте се с вашия счетоводител или CPA, за да видите дали той може да прегледа настройките на системата ви, и да препоръча модификации, които биха могли да рационализират или да добавят ефективност към вашия счетоводен работен процес.
