Докладът за обажданията е важен аспект от успешния бизнес. Търговците и други специалисти използват справки за обаждания, за да записват детайлите на всички телефонни обаждания, както и посещения на потенциални и съществуващи клиенти. Отчетите за обажданията обикновено включват това, което беше обсъдено, резултата от разговора и всяка друга подходяща информация. Тези доклади след това се предават на надзорните органи и се използват за водене на записи за контакти с клиенти. Те могат също така да дадат на надзорните органи ценна обратна информация за работата на служителя.
Започнете с документиране с кого говорите. Включете подробна информация за този човек. Може да е клиент, потенциален клиент или клиент, който се връща. Отчетът за повикването трябва да включва името на лицето, длъжност, фирма, информация за контакт и всякакви други определящи характеристики. Примерна характеристика може да бъде, че този човек е за промоция, която ще му даде повече власт в компанията.
Включете в отчета дали сте говорили с някой друг по време на разговора или посещението. Може да сте говорили с рецепционист или асистент, или някой друг от компанията може да е участвал в продажбата. Не забравяйте да включите съответната информация за третата страна, като например дали тя има възможност да вземе решение за това дали компанията купува от вас.
Запишете целта на разговора и дали е било лично или по телефона. Може би се опитвате да направите продажба, да получите информация или просто да наваксате съществуващ клиент. Детайлизирането на целта на повикването е важно, защото вие и вашият ръководител ще трябва да анализирате дали повикването е било успешно.
Добавете мнението си за успеха на поканата в доклада за поканата. Успехът обикновено се определя от резултата. Например, ако крайният резултат е продажба, повикването най-вероятно е било успешно. Въпреки това, успехът не винаги е черен или бял. Може би се опитвате да осъществите контакт с потенциален нов клиент. Следователно, ако можете да говорите с този човек, обаждането е било успешно, независимо от това дали продажбата е била затворена или не.
Включете всяка друга информация, която смятате за уместна в доклада за обажданията. Видът и усещането за офиса или настроението на човека, с когото говорите, могат да бъдат потенциално свързани с крайния резултат от разговора или посещението. Също така, такава информация може да диктува начина, по който подхождате към контакт с този човек в бъдеще. Например, ако потенциален клиент изглеждаше раздразнен от подхода ви за продажби, вашият ръководител може да предложи друг продавач във вашия офис с различен подход в продажбите да се опита да се свърже с този конкретен човек в бъдеще.
Съвети
-
Уверете се, че използвате правилното изписване и граматика в отчетите си за обаждания. Вие не искате да раздразните своя ръководител с прости грешки. В края на краищата, той може да използва вашите отчети за повиквания, за да оцени работата и стойността на вашата работа.
