Системите за управление на знания, УЗ, подобряват надеждността на информацията чрез добавяне на данни за контекста и връзката към съхранените документи. Шестте етапа на управление на знанието включват създаване, улавяне, анализиране, индексиране, съхраняване и разпространение на информация. Чрез добавяне на информация към документи, чрез тагове или семантичен анализ и тематични онтологии - термините, използвани за описване и представяне на област от знания - потребителите могат да намерят пълни отговори по-бързо.
Бизнес разузнаване
Специалистите по бизнес разузнаване събират информация от множество източници, за да разберат конкурентите на компанията, пазара и клиентите. Част от работата на бизнес анализаторите изисква разпространение на навременна информация до вземащите решения лица. KM системата позволява на анализатора бързо да изготвя значими доклади, като извлича само релевантни данни и източници от съхранени документи на базата на ключови думи, информация за контекста и връзката, добавени като тагове към съхранените данни.
Управление на проекти
Няколко аспекта на управлението на проекти се възползват от опита и извлечените поуки от предишни проекти, включително оценка на разходите, управление на риска и решаване на проблеми. Когато организациите използват официални системи за управление на знанията, за да прихванат информация за проекта, наличните знания облагодетелстват новите ръководители на проекти, когато изучават своя занаят. Основните компоненти на системите за управление на комуникациите улесняват комуникацията на съответната информация между членовете на екипа по проекта, особено когато екипът работи в различни географски райони. НАСА използва инструменти за управление на знанията по няколко програми и докладва експоненциално намалено време, необходимо за извличане на данни за анализ и създаване на отчети.
Подкрепа за вземане на решения
Хората вземат по-добри решения, когато използват навременна и подходяща информация. Предимството на системата за управление на знанието за подпомагане на вземането на решения включва намирането само на подходяща информация поради добавените данни за контекста и взаимоотношенията. Системите за УЗ често предлагат интелигентни технологии за търсене и показване, които улесняват разбирането на моделите и взаимоотношенията.
Обслужване на клиенти
Помощните бюра и обслужването на клиентите подпомагат използването на системи за управление на знанията, които проследяват подобни проблеми и предлагат успешни решения, базирани на обратна връзка. Чрез прилагане на технологии за разширяване на информацията, като онтологии, системите за управление на знанията се адаптират към стила на запитване на потребителя. NIH съобщава, че центровете за помощ на пациентите получават стотици имейли на ден. Използвайки профила на експертите, базиран на УЗ, служителите на бюрото за помощ насочват въпросите към най-подходящия експерт. Други организации успешно разшириха функционалността на своята служба за помощ чрез създаване на автоматизирана система за отговор на въпроси за управление на знанията.
