Когато провеждате клубна среща, общувате веднага с всички членове на клуба, планирате бъдещи клубни дейности и вземате важни решения. За да провеждате срещата ефективно, трябва да сте организирани и да имате план. Фасилитаторът на срещите поддържа реда по време на срещата, като същевременно се занимава с всички теми от дневния ред на срещата.
Подгответе се предварително. Решете какви са целите ви за срещата и съставете конкретен план за действие, за да постигнете тези цели. Направете списък на темите, на които ще се обърнете и направете копия от този списък за разпространение сред членовете на клуба.
Създайте привлекателна атмосфера. Сервирайте освежителни напитки преди срещата и изпълнявайте мека музика, докато членовете на клуба влизат в зоната за срещи. Това ще създаде атмосфера, която насърчава членовете да се отпуснат и общуват преди началото на срещата.
Започнете навреме. Направете съобщение пет минути преди да планирате да започнете. Както членовете на клуба намират места за сядане, раздайте копия от дневния ред на срещата. Това позволява на членовете на клуба да прегледат дневния ред, докато се подготвяте да започнете.
Въвеждане на нови членове на клуба. Сесиите за ледоразбивач са най-добрият начин за въвеждане на нови членове. Кажете им къде са израснали, къде отиват на училище и защо са решили да се присъединят към вашия клуб.
Прегледайте протоколите от предишната среща. Това напомня на членовете на клуба за действията, които бяха предприети по време на последната среща и дава на новите членове по-добро разбиране на текущите теми на срещата.
Останете на работа. Винаги следвайте дневния ред на срещата. Ако някой иска да обсъди тема, която не е в дневния ред, напишете темата на отделен лист и се заемете с нея по време на следващата среща.
Оставете време за въпроси и отговори. Членовете на клуба вероятно ще имат въпроси, затова бъдете готови да им отговорите. Помолете тези, които имат въпроси, да вдигнат ръка и да се обадят на всеки член поотделно. Това е и добър момент да насърчим членовете на клуба да правят предложения за бъдещи срещи.
Край на време. Определянето на конкретен краен час помага да се запази фасилитаторът. Ако членовете на клуба имат допълнителни въпроси или притеснения, поканете ги да говорят с вас след заседанието, което приключва.
