В зависимост от размера на събитието, планирането на проект за събитие изисква инвестиция на време и пари. Ключът към успешното планиране на събитие е да имаш или силни организационни умения или да наемеш опитен екип. Примери за събития са работни срещи, дебати и промоции.
Изградете екип. Всеки член на екипа трябва да има силни организационни и комуникационни умения, както и да бъде на разположение за редовни срещи за актуализиране на напредъка.
Създайте списък със задачи със срокове. Този контролен списък трябва да включва всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени за проекта на събитието. Задайте всяка задача на член на екипа. В зависимост от вида на събитието и сложността, използвайте софтуер за управление на проекти или електронна таблица, за да останете организирани. Например, ако използвате електронна таблица, можете да зададете една колона, следващата е коя е зададена и след това крайния срок. В списъка за проверка трябва да бъдат включени елементи като наемане на доставчици, поръчване на конкретни доставки, запазване на местоположението, резервиране на полета на говорителя, организиране на кетъринг, маркетингови инициативи и промоции, които трябва да бъдат направени.
Наблюдавайте напредъка. Проверявайте редовно с членовете на екипа, че са навреме за изпълнение на задачите и че сте наясно с нещо изключително. Ако използвате софтуер или електронна таблица за управление на проекти, актуализирайте го с напредъка на всеки член.
Подгответе бюджета. Бюджетът трябва да включва очакваните разходи и възможност за неочаквани разходи. Бъдете реалистични по отношение на разходите и се уверете, че всеки член на екипа е наясно с какъв бюджет трябва да бъде посрещнат. Ако член на екипа трябва да е над бюджета за даден елемент от списъка, тогава те трябва да ви докладват предварително за предварително одобрение.
