Като застрахователен агент ще трябва да отхвърлите определени искове. Когато отхвърляте рекламация, трябва да изпратите на клиента писмо с подробности за причината за това. Това може да е неудобно, но това е част от вашата работа. Дръжте писмото си професионално и сбито, за да направите взаимодействието възможно най-лесно за вас и клиента.
Съвети
-
Не забравяйте да включите конкретни подробности за отказа или клиентът може да съди застрахователния доставчик за вреди, причинени от недобросъвестна застрахователна претенция.
Какви са причините да се отхвърли искане на клиент?
Някои често срещани причини за отказ на застрахователни искове са:
- Щетите не се покриват от политиката на клиента.
- Клиентът не е платил застрахователните си премии.
- Няма достатъчно доказателства в подкрепа на твърдението.
- Искът не е подаден навреме.
- Клиентът даде невярна информация.
Този списък не е изчерпателен и може да има други причини за отхвърляне на иска. Важното е ясно да се посочат тези причини. Ако клиентът не е доволен от причините, които сте посочили, той може да има право да се оплаче.
Какво трябва да бъде в писмото за отхвърляне на иска?
Вашето писмо за отказ трябва да включва:
- Вашето име, длъжност и компания.
- Датата на подаване на иска.
- Датата на отказа ви.
- Причината за отказа.
- Номерът на политиката на клиента.
- Номерът на иска.
Обърнете се към ръководството за стил на вашата фирма и шаблоните за писма за отказ във вашата индустрия, за да видите дали има някаква допълнителна информация, която трябва да включите в писмото си. Например, може да се наложи да се позовавате на закона за застраховка на автомобила, ако не живеете в някоя от държавите, които изискват жертви на пътнотранспортно произшествие да подават искове за защита на телесна повреда (PIP).
Как форматирате писмо за отказ на иска?
Вашето писмо за отказ на иска трябва да бъде форматирано като всяка друга бизнес комуникация. Следва примерен шаблон:
Твоята компания Вашият телефонен номер Вашата електронна поща
Името и информацията за контакт на клиента, форматирани по същия начин, по който сте форматирали вашето име и информация за контакт по-горе.
RE: Отказ на иска ДАТА: Датата на календара на Вашето писмо
Уважаеми (име на клиента)
Писмо от писмо
На Ваше разположение,
Твоето име
Тук посочете броя на загражденията в скоби.
Как пишете тялото на писмото?
В първия параграф се посочва, че писмото е в отговор на искането на клиента. Напишете номера на искането и номера на политиката на клиента, както и датата на подаване на иска. Дайте кратък преглед на естеството на иска. Във втория параграф се уточняват стъпките на разследването на компанията във връзка с искането. В следващия параграф учтиво, но ясно заявяваме, че компанията отрича претенцията на клиента въз основа на нейните констатации чрез разследването.
Вашият заключителен параграф трябва да предостави инструкции на клиента да се свърже с вас, ако има някакви въпроси или допълнителни коментари относно искането или отказа. Благодарим на клиента за иска и за бизнеса му. Посочете, че въпреки че трябваше да отхвърлите това конкретно искане, вие се надявате да продължите професионалните си отношения с клиента в бъдеще. Ако имате някакви заграждения, забележете ги тук.
