За повечето хора разочарованието е част от живота. Чувството е толкова обичайно, че много хора преглъщат емоцията, без да се оплакват, бавно хранейки нарастваща възмущение. Те биха могли да се извиняват за оскърбителната страна, като им казват: „Те правят най-доброто, което могат.“ Това може да е истина, но малко конструктивна критика никога не навреди на никого. Предприятията и други организации, които получават писма за разочарование, скоро осъзнават, че е в техен интерес да се направи място за подобрение. Както се казва, "Пискливото колело получава мазнина."
Организирайте фактите си. Лицето или компанията, която пишете за разочарованието, не могат да подобрят своите бизнес или лични практики, ако не обяснявате ясно как са ви провалили. Преди да напишете писмото, имайте списък с примери, в които сте се чувствали разочаровани, организирани в хронологичен ред. Ако имате официална документация от други източници, имайте и тези удобни преди да започнете да пишете.
Избройте оплакванията си. Обяснете ясно какви са очакванията ви и как не са били изпълнени. Използвайте документация от други източници, ако е необходимо.
Обяснете как се чувствате от оплакванията. Например, ако пишете на компания за бързо хранене за многократно грубо обслужване на клиентите, обяснете, че това ви кара да се чувствате така, сякаш парите и патронажа ви не се ценят в рамките на тяхната организация.
Бъди любезен.Не забравяйте, че целта на вашето писмо е да помогне на човек или организация да се подобри, а не да ги деградира. Вие просто посочвате начини, по които смятате, че биха могли да работят по-добре. Когато пишете писмо за разочарование на компания, не забравяйте, че лицето, което чете писмото вероятно няма да бъде лицето, с което имате оплакването. Не бъди груб или гаден; запази тона на писмото или поне професионално.
Направете предложения за подобрение. Сега, когато посочихте проблема, помогнете с насочването им към решения.
Представете исканията си. Ако смятате, че заслужавате реституция за вашето преживяване, писмо на разочарование е мястото да попитате. Независимо дали искате да получите директно възстановяване или намалена или безплатна услуга в бъдеще, посочете, че удовлетворяването на вашите изисквания ще ви помогне да се запазите като клиент.
Напишете буквата. Професионалното представяне на вашето разочарование ще позволи на получателя да знае, че сте сериозен.
Направете копия на писмото. В случай, че писмото ви бъде изгубено, става въпрос за спор, или става първото в дългата верига писма за разочарование, трябва да имате копие за вашите записи. Ако заедно с писмото включите и други документи, направете копия на тези документи и ги изпратете. Винаги пазете оригиналните документи за себе си.
