Наличието на подходящи хора, които се показват на вашата бизнес среща, може да направи или да прекъсне събитието. Когато създавате завладяваща и професионална покана, убеждавате поканените за важността на срещата, необходимостта от тяхното присъствие и ползата за тях.
Персонализирайте поканата, ако изпращате отделни писма. Използвайте фирмени бланки или логото си, ако изпращате предварително отпечатани карти. За покани по имейл покажете своите лого и връзки към уебсайтове. Обърнете се към всяко лице по име и изпратете кореспонденцията си от високопоставен служител на компанията, заедно с подпис.
Водете с убедително откриващо изречение, което обяснява какво се случва и защо лицето е поканено да присъства. Например: „Вашата експертиза в индустрията ви прави идеален кандидат за нашия нов управителен комитет. Бих искал да ви поканя да се срещнете и да се смесите с хамали и шейкъри на нашата бизнес общност на обяд и презентация."
Посочете изключителността на срещата, темата за обсъждане или желаните резултати от деня. Например, „Поканихме само десетина най-добри местни изпълнителни директори да участват в тази дискусия на кръгла маса. Нашата цел е да обсъдим бизнес-ориентирани препоръки за предоставяне на държавната законодателна власт през следващата година по отношение на уникалните нужди на предприемачите в нашата държава. Искаме гласът ви да бъде чут."
Обърнете внимание на гост-лекторите, храна или възможности за работа в мрежа, които могат да се харесат на заети професионалисти. Например, „Ще чуем от местни кандидати, кандидатстващи за длъжност, и ще предоставим период за въпроси и отговори. Ще Ви осигурим и хранене и кафе-бар.
Включете всички съответни подробности за срещата в подчертана или смела част от писмото, което се откроява за поканеното лице. Важна информация като дата, час и местоположение може да се загуби в тялото на писмото. Сложете всичко в една секция за по-лесна справка.
Заявете RSVP до определена дата, за да можете да планирате съответно. Дайте на поканените няколко начина да потвърдите присъствието си, като например чрез имейл, фирмен уебсайт, предварително отпечатана карта или телефонно обаждане.
Съвети
-
Проверете общността и местните бизнес календари за конфликтни събития, преди да планирате дата и час. Не искате да се конкурирате с функцията на търговската камара, събитието на Ротари клуба или голямата конференция или търговско изложение.
Изпращайте поканите най-малко един месец предварително, с напомнящи бележки две седмици, за да дадете време на участниците да ви добавят към графика си. Ако това е голяма среща или конференция, в която хората трябва да планират пътуване и настаняване, дават поне шестмесечно предизвестие, когато е възможно.
