Ако сте говорител, консултант или преподавател, семинари могат да бъдат вашият бизнес. Ако сте друг собственик на бизнес, семинарите могат да бъдат един от най-добрите методи, с които можете да рекламирате бизнеса си. Каквито и да са причините за организиране на семинар, трябва да се следват същите основни стъпки, за да се създаде събитие, което протича гладко и впечатлява участниците.
Изберете вашата тема. Ако сте консултант или говорител, вероятно сте били помолени да говорите с група за определена тема. Ако сте собственик на бизнес, който организира семинар, за да популяризирате бизнеса си, трябва да изберете тема, която ще ви хареса. Например адвокатът може да организира безплатен семинар за обществеността относно планирането на имоти.
Изберете мястото си. Опитайте се да прецените броя на участниците, които ще имате, и изберете място, където ще има достатъчно място, за да може всеки да седи удобно. Също така ще трябва да вземете предвид цената при избора на място. Някои места могат да имат такси за отдаване под наем от няколкостотин или дори хиляди долара, докато други са много по-разумни. Хотели често имат банкетни зали, където фирмите често се провеждат конвенции, така че може да бъде добро място да започнете в търсенето на място.
Създавайте и изпращайте покани. В зависимост от размера и формалността на вашето събитие, вашите покани могат да варират от обикновен документ, създаден в Microsoft Word, до моден дизайн, създаден от професионален дизайнер. Изпращайте своите покани няколко седмици предварително, за да позволите на участниците да планират да присъстват. Не изпращайте поканите досега предварително, за да могат да забравят преди пристигането на самата семинарна дата. Можете също да изпратите поканите по имейл, но имайте предвид, че те могат да се окажат в папки за спам от няколко получатели.
Решете дали ще предлагате обяд или леки закуски. Ако семинарът ви работи няколко часа, това е хубаво докосване за леки освежителни напитки. Ако вашият семинар започне рано сутрин или прекара обедната почивка, се препоръчва обяд. Някои места имат изискване да се възползвате от услугите на техния вътрешен доставчик при провеждане на събитие в заведението. Уверете се, че знаете правилата на договора си, преди да поръчате напитки.
Създайте презентационни материали. Направете копия на материали или ги разпечатайте на професионален принтер. Вероятно ще искате да създадете презентация на PowerPoint, така че да имате визуална препратка, когато вие или вашият говорител представят материал. Можете лесно да създадете брошура за вашите участници, като изберете опции за подаване на документи. Уверете се, че сте избрали три за всяка страница и участниците ще могат да си водят бележки директно от материалите си.
Няколко дни преди събитието финализирайте броя на присъстващите въз основа на вашите RSVP. Ако решите, можете да се обадите на други хора, които сте поканили, за да им напомните за вашето събитие и да им дадете последен шанс да се регистрират. Оставете съобщение за всеки, до когото не стигнете, ако е възможно, и им дайте указания да ви се обадят възможно най-скоро, ако планират да присъстват.
Създайте лист за регистрация и маркери за имена. Хубаво е участниците в семинара да могат да се срещат с други хора и веднага да видят името си и откъде са. Той елиминира някои от неудобните чувства, които хората имат, когато се представят пред новите хора. Лист за вписване ще се окаже полезен, ако планирате да предложите каквито и да било кредити за продължаващо обучение на участниците си, или просто искате да поддържате контакт с участниците след семинара. Можете да поискате техните имена, адреси, телефонни номера и имейл адреси. Разумно е да предложите кутия, която да проверят дали не желаят да получават допълнителна информация от вас.
Създайте пакети за всяка настройка на таблицата. Може да искате да включите брошури и други рекламни материали за вашия бизнес. Също така ще искате да предоставите нещо, за което участниците да пишат, и писалка, с която да пишат. Ако не разполагате с тези елементи с логото на фирмата си, мястото, където провеждате събитието, може да има химикалки и подложки, които биха се радвали да предоставят.
Потвърдете детайлите с лицето си за контакт на мястото, където сте, няколко дни преди събитието. Също така трябва да потвърдите окончателното преброяване на главата с доставчика, ако имате храна. Не забравяйте да уведомите доставчика на храна, ако имате нужда от тях, за да доставят хартиени продукти, като чинии, салфетки или чаши. Направете необходимите договорености за плащане. Някои места и заведения за обществено хранене изискват авансово плащане, докато други са щастливи да събират пари в деня на вашето събитие.
Настройте мястото си в деня преди или сутринта на събитието. Вие ще искате да сте сигурни, че персоналът на мястото ви ще настрои помещението по начина, по който сте поискали. Също така ще искате да поставите вашите пакети и други материали на всяко място преди пристигането на гостите. Разходете се из стаята и се уверете, че всеки ще има ясна представа за вас или вашия говорител в предната част на стаята.
Планирайте за себе си или за представител на вашата компания да присъствате, когато първите гости започват да пристигат в деня на вашето събитие. Вие ще искате да поздравите хората и да ги насочите към листа за вписване, мястото на тоалетните и освежителните напитки.
Съвети
-
Опитайте се да останете колкото е възможно по-организирано, когато планирате своя семинар. Малките детайли могат да ви надделят, и колкото по-организирани сте пред събитието, толкова по-гладко ще се движи по големия ден.
Внимание
Винаги ще имате някои участници, които са запазили място на вашия семинар, които не се показват в деня на събитието. Възникват извънредни ситуации или възникват други проблеми, които пречат на някои хора действително да идват. Не позволявайте да ви притеснява. Вероятно ще има един или двама души, които ще се появят в последната минута и ще попитат дали все още могат да присъстват.
