Начинът, по който се управлява една компания, влияе директно върху успехите и неуспехите, които ще има. Когато управленският екип идентифицира солидни дългосрочни цели за организацията, както и новаторски начини за постигането им, то организацията като цяло има мотивация и стремеж да работи за постигането на този резултат.
Представете си да работите за организация, в която висшият мениджърски екип не успя да признае плановете за растеж или дългосрочните цели. Какво ще стане с тази компания? Тя може да се запази за няколко месеца, но липсата на планиране или стратегическа намеса може да доведе до неговата смърт. По същия начин, липсата на каквото и да е указание от висшето ръководство може да накара служителите да загубят доверие в компанията. Организационното планиране, което включва стратегии за всички нива на компанията, е наложително за успеха на бизнеса.
Определение за планиране на организацията
Организационното планиране започва, когато висшият мениджърски екип идентифицира краткосрочните и дългосрочни цели на компанията. След като тези цели бъдат определени и уточнени, така че да са ясни и постижими, от съществено значение е да се формулират конкретни стратегии и планове за постигане на тези цели. Организационното планиране гарантира, че съществува визия за бизнеса, така че служителите да знаят и да разбират как ежедневните им дейности допринасят за компанията като цяло.
Целите, които една компания поставя, трябва да бъдат достатъчно реалистични, за да бъдат приложени в ресурсите на организацията. Добре е да се достигне до звездите, но в същото време целите трябва да бъдат постижими. Да не можеш да удариш цели, които са далеч от обсега, може да деморализира компанията. Добра цел също трябва да бъде количествено измерима. По този начин компанията може да следи напредъка си през цялата фискална година, като проверява докъде са стигнали и колко още са им оставили. Важно е също така да се очертае времева рамка за постигане на целта, като например в рамките на една финансова година или тримесечие. По този начин компанията може да определи крайни срокове на проекта, за да запази всички на път.
В допълнение към определянето на целите и разработването на планове за постигането им, организационното планиране обхваща персонала и разпределението на ресурсите.Трябва да има подходящи хора, които да изпълняват своите роли, а необходимите ресурси, включително финанси, трябва да са на разположение на организацията, така че те да могат успешно да изпълняват съществуващите планове.
Тъй като всяка организация е уникална, нито една структура или метод на набиране на персонал няма да работи за всяка компания. Въпреки това, при планирането на ефективна организационна структура винаги трябва да се вземат предвид някои фактори. Компаниите трябва да проучат и оценят силните и слабите страни на различните варианти на организационната структура, като функционални, дивизионни или матрични структури, и да обмислят кой ще ги постави, за да постигнат най-добре своите организационни цели. Компанията също така ще трябва да предвиди своите модели на растеж и как те се вписват в общите им планове. Освен това организацията ще трябва да види коя структура ще доведе до най-значителна оперативна ефективност и удовлетвореност на работниците.
Организационното планиране може да се прилага за всякакви компании, независимо дали е малък предприемачески бизнес или мултинационален конгломерат. Във всяка ситуация е от решаващо значение за управленския екип да определи целите на компанията и да изработи планове за постигането им, в допълнение към ресурсите, които ще им бъдат необходими за постигането на тези цели.
Видове планиране на организацията
Има много начини за категоризиране на видовете организационни планове, въпреки че много от тях се разделят на четири основни категории: финансова, стратегическа, случайна и наследствена. Всеки вид организационен план разглежда бизнеса като цяло, но през обектива на определена област. По този начин е лесно да се види как бизнесът ще се справи с много различни сценарии.
Финансовото планиране в една организация има за цел да генерира по-голям доход или да увеличи пазарния дял на бизнеса. Също така, финансовото планиране може да реши предсказуемите финансови проблеми, които компанията може да срещне в бъдеще. Начинът, по който е структуриран финансовия план, зависи от нивото на компанията и целите, които тя желае да постигне. Важен фактор на финансовия план е, че той трябва да се корени в реалността. Подобно на ефективното планиране на целите, финансовият план трябва да вземе предвид истинската финансова картина на компанията, сега и в бъдеще. Планът също трябва да бъде ориентиран към бъдещето, така че да може да се справи с всички потенциални проблеми, които компанията може да се наложи да преодолее.
Да вземем малък бизнес, като например агенция за дигитален маркетинг. С петима служители, компанията е спряла на плато и няма достатъчно човешки ресурси, за да развива бизнеса си. Увеличаването на продажбите им е една от техните организационни цели. Ако обаче наемат друг служител, тогава те нямат финансите, за да ги плащат. Наличието на ясен финансов план за тази организация не само ще им помогне да разберат как да привлекат допълнителен ресурс, но и как да плащат за тях. Освен това, наличието на този нов служител може да им помогне да увеличат продажбите си и да постигнат организационната си цел.
Друг вид организационен план е стратегическото планиране, което включва превръщането на визията на компанията в цели и задачи, със стъпки за постигането им. Стратегическото планиране не гледа само навътре към самата компания, но и се фокусира върху пазара и индустрията, както и на конкурентите. Този вид планиране включва анализ на бъдещите възможности на компанията и възможни входящи заплахи. Той също така изисква пълното познаване на силните и слабите страни на организацията. Стратегическото планиране изисква също и разбиране на това кои са конкурентите на пазара и точно какви са техните силни и слаби страни в сравнение с организацията. Наложително е да имаме реалистичен поглед върху цялостния пазар и икономика.
В случая с агенцията за дигитален маркетинг, например, част от стратегическата им визия може да бъде да предлагат нова услуга, като например копирайтинг на материали с олово поколение. Ако бизнесът се фокусира предимно върху уеб дизайна и онлайн рекламата до този момент, те ще трябва да проведат задълбочени проучвания в областта на копирайтинга, за да разберат как се справят в индустрията. Ако конкурентите им предлагат копирайтинг като услуга, тогава може да е разумно и те да го предложат. Те могат също така да се нуждаят от начин за диференциране на техните услуги за копирайтинг от техните конкуренти.
Много организации също така създават планове за извънредни ситуации за резултатите, които са извън сферата на нормалното. Този вид организационно планиране спомага за намаляване на потенциалните рискове за компанията и дори може да им помогне да избегнат събития, които могат да имат катастрофални последици. Един силен план за непредвидени ситуации е добре проучен и представя реалистични сценарии, които могат да се случат, които могат да имат отрицателни последици за компанията, и осигурява решение стъпка по стъпка, което компанията може да приложи в този сценарий. Планирането при непредвидени обстоятелства може да спаси една организация от падане и може да й помогне да расте във време на преход.
Възможен катастрофален сценарий за агенцията за дигитален маркетинг може да бъде, че техният най-голям клиент, който осигурява над 50% от приходите си, решава да подпише с един от своите конкуренти. В този случай компанията ще загуби голяма част от доходите си. Ако не могат да намерят начин да го заместят, може да се наложи да обявят фалит. Планът за извънредни ситуации, в техния случай, би осигурил възможни решения на този проблем, който може да включва начини за връщане на този клиент в компанията, увеличаване на приходите им по други канали или дори вземане на заем за краткосрочно облекчение. Като има план, който вече съществува, ако най-големият им клиент напусне, агенцията за дигитален маркетинг може да получи право да работи, опитвайки се да разреши проблема си, вместо да губи време, опитвайки се да измисли план, докато те са в кризисен режим.
Планирането на приемствеността е друг ефективен начин за планиране на организацията. Това включва разработване на стратегия за въвеждане на ключови фактори в организацията. Ако някой с управленска роля в процеса на вземане на решения напусне организацията по някаква причина, планирана или непланирана, компанията като цяло може да бъде отстранена. Възможно е те да не са в състояние да постигнат своите организационни цели, ако нямат правилното ръководство. Планирането на приемствеността включва повече от просто назоваване на наследник. Това означава обучение и подготовка на този човек, за да запълни лидерската позиция, преди да възникне необходимост. По този начин няма закъснение за наследника да се ускори, а организацията може да продължи с обичайния си бизнес.
Ако водещият уеб-разработчик на агенцията за дигитален маркетинг излезе внезапно, например, компанията може да не успее да завърши съществуващите си проекти или нови проекти, докато не ги замени. За малкия бизнес това може да означава, че може да се наложи да затворят вратите си. С план за наследяване, те може би са обучавали младши предприемач да поеме ролята. Ако този човек вече е бил поддържан за главна позиция за вземане на решения, тогава агенцията може да продължи да обслужва клиентите си без никаква хълцане.
Защо трябва да използвате организационното планиране
Правилното организационно планиране позволява на компанията да достигне пълния си потенциал. Използвайки систематичен подход, компаниите могат да установят къде искат да отидат и след това да изпълнят стъпките, които могат да използват, за да стигнат до там. Ако една организация се интересува от растеж и не знае как да стигне до там, тогава организационното планиране може да помогне да се установят стъпките, които трябва да се предприемат, както за определяне на техните цели, така и за постигането им.
Организационното планиране помага на компаниите да бъдат стратегически по отношение на вземането на ключови решения. Когато съществуват по-големи цели на компанията, тогава е по-лесно да се стигне до определени решения, когато се използва стратегически метод. По подобен начин организационното планиране може да помогне на компаниите да надграждат своите силни страни. Ако има специфични области, в които организацията превъзхожда, би било разумно да играеш върху тези, които искат да развият бизнеса си. От другата страна на спектъра, слабостите на организацията могат да бъдат подобрени чрез планиране на организацията. Елементите на финансовото планиране и планирането при извънредни ситуации могат да играят важна роля за преодоляване на слабостите на бизнеса.
Поставянето на компанията за успех е една от основните причини, поради които те трябва да използват организационното планиране. Чрез разработване на планове и процеси, компанията може да работи за подобряване на процедурите, които се прилагат непрекъснато. Подобряването на начина, по който фирмата работи, помага да им се даде конкурентно предимство, което също може да увеличи техния бизнес.
Как да се подобри организационното планиране
Никой метод на организационно планиране не работи за една компания. Много пъти една компания трябва да прилага различни начини за планиране на организацията, за да намери това, което работи добре за тях. Подобряването на организационното планиране е непрекъсната работа, тъй като с нарастването и промяната на компанията се налага начинът, по който се планира компанията да се промени, за да отговори на новите изисквания.
Честността и откритостта са важни аспекти на организационното планиране. От жизненоважно значение е да имаме ясна и обективна представа за това как организацията прави това. По този начин става по-лесно да се идентифицират потенциални проблеми или заплахи, пред които е изправена организацията, или специфични слабости, които са очевидни в компанията. Отстраняването на вътрешните пречки пред служителите им помага да се съсредоточат върху задачата. След като бъдат премахнати вътрешните пречки, като например някои процедури или политики, служителите могат да работят за подобряване на слабостите на организацията.
Когато се търси подобряване на организационното планиране, наложително е да има набор от показатели, за да се прецени изпълнението на плана. Показателите могат да осигурят голяма стойност и да послужат като ръководство за вземане на решения за ключови елементи на бизнеса. Ръководството може да използва данните, за да определи областите, в които организацията трябва да съсредоточи усилията си, и след това да разработи стратегии за фина настройка на операциите, като по този начин компанията ще подобри цялостната си работа.
