Тръжните оферти са неразделна част от процеса на възлагане на частни или обществени поръчки на квалифицирани компании. Фирми, агенции и физически лица рекламират проекти, които са им необходими, като публикуват изискванията и отварят процеса за офериране. Изпълнителите, които могат да отговорят на изискванията за работа, представят оферти за договор, в които се посочва как те предлагат да завършат проекта и на каква цена. След изтичане на срока за възлагане, договорът се възлага на най-ниския участник в търга. Офертите за поръчки могат да покриват широк спектър от услуги, включително строителни работни места, доставчици, електрически, водопроводни и обществени проекти. Най-големите сектори за договаряне на поръчки са във федерални, щатски и местни правителства, където тръжните оферти обикновено се изискват от закона.
функция
Функцията на поръчката е да осигури процес на справедлив договор. Офертите за поръчки позволяват на всяка компания, която може да изпълни изискванията на компанията или агенцията, да предложи на договора шанс да се опита да приземи работата, без да се налага да се тревожи за партизанство или нелоялни конкурентни практики. Предложенията за поръчки също позволяват на някой, който търси изпълнител, да свърши работата на възможно най-ниска цена. Това насърчава конкуренцията, която е от съществено значение за една отворена пазарна икономика. По отношение на държавните и федералните договори процесът помага да се запази възлагането на обществени поръчки и да се спестят доларите на данъкоплатците.
Видове
Предложенията за поръчки са проектирани така, че да отговарят на изискванията на трите основни вида оферти за поръчки. Някои договорни оферти са запечатани, а други са отворени за преразглеждане. Трите вида договорни оферти са: Покани за оферти (ФИП) също са известни като запечатани оферти и обикновено се използват от компании или агенции, които търсят доставчици на доставки или строителни услуги. Предложението на ФИП съдържа спецификациите на договора и кандидатите трябва да отговарят на тези изисквания, за да бъдат допустими за разглеждане. Тези видове договорни оферти се запечатват веднага след подаването им и не могат да бъдат променяни по време на или след процеса на офериране. Липсата на преговори го прави изключително конкурентна форма на тръжна процедура, в която притежателят на договора поддържа строг контрол върху целия процес. Искането за оферта (RFQ) е подобно на IFP, където спецификациите на договора са подробно описани в предложението. Въпреки това, с RFQ, на участниците в договора е разрешено да се срещат с компанията или агенцията, преди да подадат оферта, за да задават въпроси или да обсъждат различни въпроси. Тези оферти понякога са отворени за преразглеждане и промяна след тяхното изпращане. Заявка за предложение (RFP) е предложение за договор, което обикновено се използва за специализирана услуга, където е трудно за титуляр на договор да оцени определена сума в долари. Компанията или агенцията, която предлага договора, дава обща представа за услугите, които търсят в първоначалното си предложение. Обикновено от участниците в търга се изисква да присъстват на срещи преди тръжната процедура, когато изискванията за договора се обсъждат и определят допълнително. Договорът за възлагане на поръчка представя оферта, която съдържа спецификациите за проекта и те определят сумата в долари. Офертите за поръчки по ППП често са отворени за предоговаряне по време на договора и след възлагането на договора.
Времеви обхват
Повечето процедури за възлагане на поръчки включват времева рамка, която може да продължи няколко седмици до няколко месеца. Обичайната тръжна процедура се провежда по следния начин: 1. Предложението за оферта се обявява публично, обикновено в вестници или на уебсайт. Предложенията могат да бъдат рекламирани за една седмица или до един месец. Предложението съдържа спецификациите на договора и дава указания как да се получи пакет от предложения. 2. Компаниите представят предложенията си за договор. Понякога се изисква предварителна конференция, когато двете страни могат да се съберат и да обсъдят подробностите по договора. 3. Офертите се отварят на предварително определена дата. Те се четат и офертата, която най-близко отговаря на изискванията на предложението при най-ниската цена, се възлага на поръчката. След това спечелилият оферент се уведомява обикновено чрез писмо за възлагане на договор.
Съображенията
Има много важни неща, които трябва да се вземат предвид, когато поставяте оферта за контакт. Първото нещо, което трябва да се обмисли е как фирменият профил на кандидата се вписва в нуждите на бъдещия клиент. Например, повечето федерални и щатски държавни агенции разглеждат оферти, подадени от компании, които са собственост на жени или малцинства, пред други участници в търга. Те вземат под внимание и компании с големи малцинствени работници и компании от географски райони, които са определени за зони за икономическо развитие. Други неща, които трябва да бъдат взети под внимание при подаването на оферта, включват: оборудване, което може да се наложи да бъде закупено, или стойността на амортизация на вече притежаваното оборудване, графиците за плащане, разходите за труд, включително работната заплата, данъците и обезщетенията, режийните разходи, разходите за свързване и печалбата марж. Почти всички офертни пакети за поръчки трябва да съдържат тези елементи, обикновено в подробен лист за оферти. Друга форма, включена в повечето тръжни оферти, е допълнителна работа и разпределение на промените. В тази форма кандидатът трябва да обмисли какво се случва, ако е необходима допълнителна работа за завършване на проекта, който не е описан подробно в първоначалното предложение. Кандидатът трябва да подготви план, който да даде приблизителна оценка на разходите и времето, в случай че такова събитие възникне или ако някой промени в последната минута са внезапно необходими.
Внимание
В повечето ситуации, в които кандидатствате за възлагане на обществени поръчки, договорът се възлага на най-ниския участник в търга, но въпреки това за първи път в тръжната процедура, много от участниците в търга често правят грешката да подкупят предложение за договор. Това може да доведе до загуба на средства или невъзможност да изпълни изискванията на проекта. Участниците в търга трябва внимателно да обмислят колко ще ги струва договорът по отношение на работната сила и доставките, като същевременно отчитат маржа на печалбата. Един от начините да се избегне недостатъчното наддаване е да се проучи колко други компании плащат за извършване на подобни услуги. В случая с правителствените договори агенциите са длъжни да публикуват минали договори, което позволява на компаниите да видят колко други компании са предложили на подобни договори.
