Анализът на пропуските идентифицира разликите между желаните нива на ефективност и съществуващите нива на производителност. Организацията разработва програми и дейности за затваряне на тези пропуски. В контекста на анализа на пропуските рискът е възможността нещо да се отрази на успеха на програмите и дейностите. Организациите трябва да идентифицират и оценят въздействието на тези рискови фактори.
Видове риск
Рисковете могат да бъдат категоризирани като екологични, финансови или оперативни. Екологичният риск включва неща като конкуренция, регулиране и екологични елементи. Финансовият риск включва лихвените проценти, обменните курсове и наличието на кредити. Оперативните фактори са вътрешни за организацията, като продуктова линия, бюджет, производствени съоръжения, процеси и човешки ресурси. Анализът на SWOT (силни и слаби страни, възможности и заплахи) помага да се идентифицират тези рискове.
Анализ на риска
Рисковете са тези фактори, които влияят върху способността на организацията или екипа на проекта да постигнат желаните нива на ефективност. Критериите за риск определят приемливи нива на риск. Например, толерансността на риска за околната среда може да бъде ниска, докато ръководството може да понася финансовия риск, за да максимизира възвръщаемостта на инвестициите. Всяка дейност или проект, предназначени да запълнят пропуски в изпълнението, се оценяват въз основа на тези критерии за риск. Необходим е текущ мониторинг за валидиране на критериите за риск.
Управление на риска
Управлението на риска осигурява рамка за вземане на решения. Тя намалява несигурността за постигане на стратегическите цели, като същевременно увеличава вероятността за успех. Ръководството може да предприеме стъпки за елиминиране, приемане или намаляване на риска. Една дейност с пропуски може да носи ниска вероятност за успех поради липсата на умения в рамките на организацията. Организацията може да намали риска чрез развиване на уменията. Като алтернатива, организацията може да избегне риска чрез анулиране на дейността или проекта. Третият вариант е да се приеме риска и да се продължи с дейността, като се използват съществуващите умения.
Затваряне на пропуските
Управлението на риска помага на организацията да разработи цялостен и управляем план за действие за затваряне на пропуските в производителността. Количественото определяне на риска позволява на ръководството да насочва инвестициите към ресурси, които са необходими за увеличаване на вероятността за успех, като по този начин се запълват пропуските в нивата на изпълнение. На ниво проект например, екипът може да идентифицира недостиг на бюджета, необходим за изпълнение на резултатите от проекта. Екипът може или да коригира резултатите, за да отговори на съществуващия бюджет, или да поиска допълнителни пари, за да изпълни целевите резултати.
Съображенията
Рискът е неразделна част от всеки процес на вземане на решения. Анализът на пропуските е инструмент за идентифициране на действия, необходими за постигане на желаните резултати. Когато една организация е изправена пред множество планове за действие и предложения за проекти, управлението изисква метод за оценка на тези опции. Например, една компания може да изисква програми за постигане на определена възвръщаемост на инвестициите или за изпълнение на определени екологични стандарти. Предварително определен и последователен набор от рискови фактори е важен, за да се гарантира, че програмите се оценяват справедливо. Тези рискови фактори трябва да бъдат ясно съобщени в цялата организация. В противен случай служителите и екипите по проекта могат да чувстват, че са третирани несправедливо.
