Отчет за разходите е доклад, представен на клиент или работодател, който уточнява разходите, които работникът или изпълнителят е платил при изпълнение на задача за клиента или работодателя. Отчетите за разходите също се поддържат от собствениците на предприятия за данъчни цели.
функция
Отчет за разходите документира разходите за извършване на определена дейност, които се предават на лицето, организацията или корпорацията, от чието име е извършена дейността. Обикновено докладът за разходите само описва разходите, които изготвителят би желал да получи за възстановяване. Приходите и трупите обикновено се предоставят в подкрепа на доклад за разходите, за да се провери дали разходите са действително направени.
употреба
Докладът за разходите често се използва за възстановяване на разходите на изпълнителите и служителите, като се гарантира, че те са спазили политиката за вътрешни разходи, както и правилата за вътрешна данъчна служба за приспадане на бизнес разходи. Докладите за разходите също се запазват, за да се докаже на IRS, че в хода на дейността са направени определени разходи.
Най-често срещаните разходи, за които служителите се възстановяват, са разходите за пътуване, храна и развлечения.
Пътни разходи
Самолетни билети, пробег на лично превозно средство, пътни такси, такси за наемане на автомобили, хотелски стаи, ястия на път, съвети за работниците в хотелските услуги и такси за паркиране на летището са всички примери за разходите, които много клиенти или работодатели ще възстановят, ако докладът за разходите документира разходите се предоставят.
Храна и разходи за развлечения
Като вземете потенциален клиент на обяд или отпразнувате промоция в бар с колега, това са и примери за разходи за хранене и развлечения, които клиентът или работодателят могат да възстановят, когато им бъде предоставен отчет за разходите. Преди да възстановите разходите, работодателят или клиентът може да изискват разписки, които документират съвети и други такси за обслужване.
Разплащателни сметки за кредитни карти
Много организации и корпорации изискват служителите да плащат бизнес разходи, използвайки кредитна карта, издадена на името на служителя. Служителят често е лично отговорен за плащането на сметката.
Организацията или корпорацията ще получи копие от сметката и ще възстанови разходите, отразени в сметката за тази кредитна карта, само когато придружаващи документи като касови бележки, трупи и бизнес обосновка се предоставят под формата на отчет за разходите.
Внимание
Важно е да разберете политиката на разходите или очакванията на клиента / работодателя, преди да понесете разходи, за които се очаква възстановяване. Много малко неща могат да влошат клиент-изпълнител или трудовото правоотношение по-бързо от несъгласие за парите.
Често е добра идея да се съхранява копие от разписките, представени с отчет за разходите, в случай че се изисква дублиране на подаването.
