Счетоводството е важно за бизнеса като начин за документиране на финансовата дейност и за научаване от цифрите. Вашият бизнес се нуждае от основно счетоводство, за да отчита приходите от данъчните форми и да следи средствата, постъпващи и изходящи от банковите ви сметки. Но счетоводната информация също така предоставя ценна информация за операциите, показвайки тенденциите и възможностите, които могат да помогнат да направите вашата компания по-печеливша. Агенциите за данъчна отчетност изискват от вас да съхранявате книги на минимално ниво, което да следи приходите и разходите. Но ако имате стремеж и интерес, можете да изведете своите счетоводни процеси на съвсем различно ниво и да ги използвате, за да създадете по-интелигентен и по-финансово жизнеспособен бизнес.
Видове счетоводна отчетност
Проследяване на приходите и разходите: От вашия бизнес се изисква да попълните данъчни формуляри, базирани както на брутния приход, така и на нетния доход. Държавните и местните акцизи се изчисляват като процент от приходите. Градските, щатските и федералните данъци върху дохода се основават на нетната Ви печалба след изваждане на разходите за приспадане от брутния приход. За да изчислите правилно тези суми, вашият бизнес трябва да следи и отчита брутните приходи като база за приходите и да събере всички разходи като основа за бизнес удръжки. Когато отчитате брутния приход, трябва да разпределите приходите си в категории като търговия на едро и дребно. Когато изчислявате нетната печалба за данъци върху дохода, ще трябва да разделите разходите и на категории, като материали, заплати, наем, комунални услуги и разходи за автомобил.
Отчитане на заплатите: В допълнение към изчисляване колко да плащат на всеки служител на базата на заплата или заплата и отработени часове, вашият бизнес трябва също да задържи и плати социалното осигуряване, Medicare и данъците върху дохода, които вашите служители дължат, заедно със съответстващите вноски на работодателя за социално осигуряване и Medicare. Вие също ще трябва да платите застраховка за безработица и индустриална застраховка във фондовете на вашата държава, въз основа на това колко работят вашите служители и колко печелят. Вашият бизнес ще се нуждае от всеобхватна и актуална счетоводна система за заплати, за да следи тези цифри и да заплаща всички данъци върху заплатите и да подава всички данъчни отчети за заплатите, когато те се дължат.
Отчитане на паричния поток: Вашата счетоводна система трябва да включва и инструменти за проследяване на наличността и нуждата от пари в брой. Ако използвате счетоводна система, базирана на парични средства, вашите седмични и месечни цифри ще ви дадат разумно добра представа за това колко сте влезли и излизали. Ако използвате счетоводната система на начисляване, можете да запишете продажба като приход, преди да сте действително платени за него, така че се нуждаете от друг начин за наблюдение на наличността на пари в брой. Независимо дали използвате парична или начислена система, вашият паричен поток може също да не е пряко свързан с отчетените приходи и разходи, ако плащате заеми, или ако обезценявате оборудването, което вече сте закупили.
Баланси: Балансът е моментна снимка на вашата финансова картина в даден момент във времето. Тя включва информация за това какво притежавате и какво дължите. Вашият списък с активи ще включва пари в банката, оборудване, което сте закупили, минус сумата, която е амортизирана, и вземания или суми, които ви дължат за продажби, които вече сте направили. Списъкът на пасивите във вашия баланс ще включва салда по кредити и кредитни карти, както и краткосрочни дългове, които сте натрупали, като задължения и сметки за комунални услуги. Като изваждате пасивите си от активите си, балансът ви показва текущата нетна стойност на вашата компания. Когато създавате баланси с течение на времето, можете да видите как вашите приходи и разходи са изиграли и са създали богатство или дълг.Балансът също така показва колко голяма част от нетната Ви стойност е ликвидна и колко е обвързана с активи, които не осигуряват наличните налични средства.
Оперативни доклади: В допълнение към счетоводните отчети, които вашият бизнес трябва да попълни от данъчните агенции и кредиторите, можете да създадете персонализирани отчети, които да проследяват всичко - от стойността на долара на продукта, който вашата линия произвежда за един час, до данните за продажбите за всяка от продажбите ви персонал. Тези цифри са от решаващо значение за вземането на стратегически решения. Те могат да ви помогнат да идентифицирате кои аспекти от вашия бизнес дават най-голяма печалба и са най-ценни за отглеждане. Те могат също така да обърнат внимание на трудностите, които могат да бъдат коригирани, като например аспектите на производството, които отнемат твърде много време и струват прекалено много.
Как бизнесът може да прави счетоводство
Вашият бизнес може да направи счетоводството си в къщата или да наеме външен професионалист, за да помогне в процеса. Много компании използват хибрид от тези два подхода, като разполагат с вътрешен персонал, който изпълнява някои задачи, като например основно счетоводство, и след това се договаря с външен счетоводител, за да попълни годишните данъци.
Счетоводството в къщата предлага предимството да има някой, който познава детайлно вашия бизнес, записвайки вашите приходи и разходи. Счетоводител, който е дълбоко ангажиран с вашия бизнес, ще може да идентифицира и категоризира елементите на касовите бележки, като определи дали те са материали, включени в цената на продадените стоки или доставки, които са ви необходими за организиране на задкулисни стаи. Въпреки това, вътрешният счетоводител може да не притежава професионалния опит, който външен човек може да внесе в микса. Тези познания са полезни за създаване на системи като първоначалната настройка на счетоводството, както и за улавяне на нюанси като разходи, които не са законно приспаднати.
Външен счетоводител може да донесе опит и перспективи в счетоводните процеси на вашата компания. Като професионалист, този счетоводител вероятно е видял книгите от редица фирми и може да ви покаже как да актуализирате системите си, за да предоставят необходимата ви информация и могат да бъдат разбрани от други професионалисти, като банкери и данъчни одитори. Въпреки това, един външен човек може да не направи толкова добра работа като вътрешен човек, когато разбере как работи вашият бизнес и каква информация може да се окаже най-полезна. Например, вашият счетоводител вероятно няма да разбере видовете инвентаризация, които носите от гледна точка на търговец. И все пак информация за това как се движат различните категории стоки могат да бъдат от жизненоважно значение за фина настройка на вашата покупка.
Видове счетоводен софтуер за бизнеса
Онлайн счетоводен софтуер: Онлайн счетоводните програми ви предлагат предимството да синхронизирате счетоводната си система с банковите си сметки. Този подход улеснява въвеждането на транзакции, като просто ги намирате във вашите банкови емисии и след това щраквате с десните бутони. Тази функция намалява възможността да пропуснете даден разход, както бихте могли, ако сте започнали с хартиени касови бележки и сте загубили такъв. Използването на онлайн счетоводен софтуер също ви позволява да получите достъп до вашата счетоводна програма от всеки компютър, вместо да се налага да използвате вашия собствен компютър. Обаче, онлайн счетоводните програми отнемат повече време от десктоп версиите, за да обработват всяка транзакция и този път се натрупват, когато правите десетки записи. Също така, практиката на съвпадение на приходите с банкови емисии може да бъде бавна и тромава, и тази стъпка е необходима, ако една покупка включва елементи в няколко категории, като материали и консумативи. QuickBooks е най-популярният и най-високо оценен онлайн счетоводен софтуер. Xero е високо ценен за потребителите на Mac, а Zoho работи особено добре за много малки фирми.
Софтуер за счетоводство на компютри: Въпреки че популярността на онлайн счетоводните програми нараства, версиите за настолни компютри все още предлагат предимства за много потребители. Можете да закупите десктоп счетоводна програма с еднократна покупка, докато онлайн програмите начисляват текуща месечна такса. Когато използвате десктоп програма, цялата ви информация е лесно достъпна на вашия компютър, вместо да се намира в облака, където е уязвима за проблеми със сигурността и широко разпространени системни повреди. Счетоводните системи за настолни компютри обикновено са много по-прости от системите, базирани на облак, което улеснява намирането и идентифицирането на грешки и несъответствия. Поради тяхната относителна простота, настолните системи също са по-лесни за адаптиране към индивидуалните нужди на вашата компания.
Индивидуални и ръчни счетоводни системи
Вие всъщност не се нуждаете от счетоводен софтуер, ако вашият бизнес е малък и вашите нужди са прости. Можете да създадете електронни таблици с Excel или Google Sheets, които ви помагат да проследявате и добавяте променливите, които трябва да знаете, като категоризирани разходи и текущи приходи. Тези програми ще ви помогнат да запазите и организирате информацията си по какъвто и да е начин, който има смисъл за вашия бизнес, а домашните електронни таблици правят напълно легитимни счетоводни системи, стига да ви казват какво трябва да знаете, за да плащате данъците си и да разбирате операциите си. Например, можете да създадете система за заплати, която записва часовете, прекарани за конкретни задачи, като например производство. След това можете да използвате тези цифри, за да изчислите средната доларова стойност на продукт, произведен за час на производство, и можете да наблюдавате как тази цифра се променя седмично.
Но вие дори не се нуждаете от компютър, за да правите бизнес счетоводство. Напълно законно е да се водят ръкописни книги, както стопаните са правили от векове. Магазините за доставки в офиса продават счетоводни книги с колони с подходящ размер и можете да ги използвате за изброяване и категоризиране на приходите и разходите. С ръчна счетоводна система трябва да съберете всички цифри на ръка, което драстично увеличава времето, което прекарвате в счетоводството. Въпреки това, ръчните счетоводни системи не са уязвими към видовете компютърни проблеми и рисковете от загубени данни, които срещате с компютъризирани системи. Вярно е, че къщата ви може да изгори и да загубите книгата си, но хардуерните повреди са значително по-често срещани от домашните пожари.
Счетоводство за еднократно и двустранно счетоводство
Ако бизнесът ви е малък и сравнително прост, можете да избирате и между счетоводство с еднократна и двойна регистрация. Еднократна система просто проследява това, което сте похарчили и спечелили, и сумират тези суми. Ако използвате ръкописна книга или ако сте създали собствени електронни таблици, най-вероятно използвате счетоводство с еднократно въвеждане. Системата за двойно въвеждане синхронизира счетоводната ви информация с банковите ви сметки и друга информация, свързана с баланса ви. Всеки път, когато забележите, че фирмата ви е спечелила приходи, ще направите (или вашият счетоводен софтуер) съответстващ запис, показващ къде се показват тези пари във вашия бизнес, например в конкретна банкова сметка. По подобен начин всеки път, когато плащате за разход, системата за двойно записване показва как вашата компания е изразходвала парите. Няма законово изискване да поддържате система за двойно счетоводство, но ако държите книги с един запис, трябва да разработите начин за сравняване и съгласуване на вашата счетоводна система с вашите текущи активи.
Избор на подходяща счетоводна система
Няма счетоводна система, която да е подходяща за всеки бизнес. Когато избирате как да създавате книгите на фирмата си, помислете какъв тип информация ви е необходима най-много и какви ресурси сте готови да посветите на получаването му. Ако мразите да работите с номера и те едва ли имат смисъл, наемете външен професионалист, но все пак се опитвайте да научите колкото можете, за да разберете докладите, които получавате. Ако имате време и интерес, направете възможно най-много собственото си счетоводство. Информацията, която компилирате, ще бъде подходяща и значима и ще получите ценна информация за това, как вашият бизнес може да бъде най-успешен.
