Бележките са стандартна форма на бизнес кореспонденция. Те са написани да бъдат информативни или да изискват действие. Можете да пишете вътрешни или външни бележки. Външни бележки се изпращат до хора извън вашата организация. Например, можете да изпратите меморандум за консултация до професионални консултанти, които искат предложение за определен проект. Може да поискате от консултантите да изпратят оферта за проекта, времева рамка за завършване и някои образци на работа чрез бележката.
Напишете заглавие за вашето допитване. Заглавието съдържа четири реда, всяка със специфичен етикет: До, От, Дата и Тема. Вашето име и името на фирмата ви отиват на първа линия. Вторият ред съдържа имената на всички професионални консултанти, на които изпращате бележката. Третият ред е датата, на която планирате да го изпратите, а четвъртият ред трябва да обясни предмета на бележката само с няколко думи, като например „Заявка за предложение за уеб дизайн“.
Обяснете целта на Вашата консултативна бележка в първия параграф. Бележките обикновено са кратки и по същество. Позволете на консултантите да знаят какъв вид проект трябва да завършите и че търсите предложения от квалифицирани специалисти.
Обсъдете детайлите на вашия проект в следващите няколко параграфа. Тези подробности могат да включват всеки бюджет или краен срок, който имате, до коя дата бихте искали да получавате предложенията, какво искате да включите в предложенията и процеса, който ще използвате, за да изберете консултант.
Избройте информацията си за контакт в началото на последния параграф. Позволете на консултантите да знаят какъв е най-добрият начин да се свържете с вас и как предпочитате да получавате информацията, която искате, като например по пощата или по имейл. Напомнете на консултантите за крайния срок за отговор. Не забравяйте да благодарите на консултантите за тяхното време.
