Системните подходи към организационната комуникация разглеждат комуникацията като основен елемент на целия бизнес - отвътре и отвън. Вместо отделни комуникационни процеси в силози, комуникацията се управлява на системно ниво, за да се гарантира, че съобщенията са последователни и подравнени. Това е важна философия за организациите, които искат да гарантират, че тяхната публика получава същите послания в подходящото време и чрез подходящите комуникационни канали. Някои ключови понятия на системните подходи включват взаимозависимост на целите и техните атрибути, холизъм, търсене на цели и входящи / изходящи продукти.
взаимна зависимост
Системните подходи към комуникацията признават, че многото форми на организационна комуникация, които съществуват както вътре, така и извън организациите, са интегрирани и, следователно, взаимозависими. Например, съобщение от главния изпълнителен директор на среща в цялата компания може да доведе до публикуване на статия в организационния бюлетин, пост в интранет на компанията и може би дори интервю от местните медии. Признавайки тази взаимозависимост, организациите могат по-добре да планират и структурират своите комуникации, за да вземат под внимание всички потенциални канали. Така например, една компания може да пожелае да планира своите комуникации, за да комуникира първо с вътрешна аудитория, след това с ключови аудитории на клиентите и в крайна сметка с потребителска аудитория като цяло. Внимателното определяне на времето и разпространението на посланията ще гарантира, че подходящите аудитории ще получат правилните послания в подходящите времена.
Holism
Холизмът е подход, който разглежда общата сума на различните дейности, а не индивидуалния принос на отделните елементи на подхода. Това е често срещано явление в рекламния свят, където маркетолозите признават, че съобщенията, изпратени чрез множество канали, имат мултипликативно въздействие по-голямо от сумата на частите. Същото е вярно, когато организациите разглеждат системния подход към своите корпоративни комуникации. Едно съобщение, изпратено чрез множество канали, ще има ефект, по-голям от сумата на всяко отделно въздействие на съобщението.
Търсене на цел
Системните подходи за комуникация осъзнават, че има някакъв желания, планиран резултат, който ще доведе до успех в комуникацията. Целта на организационната комуникация трябва да бъде насочена към желания резултат, който може да включва такива като подобряване на ангажираността на служителите, повишаване на удовлетвореността на клиентите, повишаване на осведомеността за конкретни организационни инициативи и други подобни. Тъй като комуникационните аудитории са идентифицирани, се създават съобщения и се избират канали, целите се формират в формулирането на стратегиите, които в крайна сметка са предназначени за постигане на желаните резултати. Така например, компанията може да пожелае да увеличи предпочитанията си за своите услуги в сравнение с конкурентите, затваряйки разликата между тези преференции с определена сума. Комуникационните дейности ще бъдат проектирани така, че да запълнят пропуските и бъдещите измервания ще покажат дали резултатите са постигнати.
Входове и изходи
Важно е, че ефективните системи са отворени, не са затворени. Системните подходи към организационната комуникация признават, че комуникацията ще включва както входове, така и изходи. Организациите, които комуникират ефективно, признават, че не само изпращат съобщения до ключови аудитории, но и трябва да са готови да получават съобщения. Входящите данни, получени от различни аудитории, могат да бъдат използвани за предоставяне на насоки за бъдещи дейности и могат да служат като индикация за това колко ефективно се постигат целите. Днешните социални медийни канали предоставят широка гама от възможности за този тип двупосочна комуникация.
